美国制药科学家协会的 CAE 乔伊戴维斯 (Joy Davis) 研究了在活动上选择演讲者时所涉及的道德考虑因素,以及在确定演讲者时将与会者的需求放在首位的重要性。

作者:Joy Davis,CAE,美国制药科学家协会会员产品总经理

这是道德意识月——这是一个很好时机来审视您用来寻找和选择会议节目的系统,并问问自己它是否符合您对成员、演讲者和与会者的承诺。

会议搭建的舞台非常宝贵,你必须将其作为资源来管理。然而,向满屋子的人发表演讲的机会往往被忽视,这些人可以扩大演讲者的专业网络,并邀请他们就收益丰厚的项目进行咨询。

人们出于各种各样的原因在您的会议上发言,从注册时的演讲者折扣到为他们的业务创造线索的机会。然而,忽视这一现实的压力是巨大的。在谈判中,为了获得这种价值,演讲者、志愿者和其他人会贬低您的会议提供的机会,就像您在与经销商谈判时贬低您想买的汽车一样。要小心不要相信正在与您谈判合同(书面或其他形式)的人的杠杆地位。您将花费大量的金钱、人力资源和志愿者时间来创建这次会议并说服人们注册。它是一种资源。尊重它并确保参与选择节目的每个人都这样做。

作为创建互动空间的组织,我们有责任以一种让对话中的每个人都受益的方式传播这种价值——包括会员、演讲者、主持人以及您将要介绍给来之不易的观众的其他人。当我们争先恐后地寻找最有趣的演讲和最激动人心的演讲者以举办一场吸引人群的节目时,请考虑一下谁可能会被排除在外,以及这样做会失去什么。

规划的道德方法是不断问自己:我们所做的事情是否符合我们的承诺?你向所有参与会议的人(与会者、会员、志愿者领导、工作人员、发言人、主持人、组织者、顾问)承诺过如何对待他们。

考虑到这一点,评估您的编程系统以及它如何授予对您的阶段的访问权限。

好的编程系统是透明的,并且每个参与其中的人都能轻松理解,无论他们是提交提案、组装程序还是参加活动。

如果你的系统太过复杂,以至于没人能理解,我怀疑它能否通过道德测试。卷积是一种混淆:它利用混淆来阻止没有内部人员指导的人,并使内部人员能够利用编程系统来达到自己的目的。

您已经承诺过如何分配您的舞台所代表的价值。它们写在组织的使命和价值观中,并通过营销宣传您的会议。您的编程结构如何与这些说法相符?您可能会问以下问题:

  • 谁被邀请发言?如何发言?
  • 你们的节目评审是盲审的吗?
  • 你的委员会成员是否承认利益冲突并回避?
  • 当您填补程序中不可避免的空白时,您如何获取演示文稿?
  • 演讲者所获得的利益是否与他们付出的时间相符,或者你是否应该为他们提供某种形式的报酬?
  • 登上你们的舞台有什么障碍?对于某些团体来说,参加演出是否太昂贵了?
  • 在什么情况下你会对演示说“不”?
  • 你如何处理重复的演讲者?你确定观众想要他们吗?

这些只是我想到的一些问题。如果您有认为节目策划者应该问的问题,请务必在评论中分享。

会议不仅仅是一种支持组织的方式。会议是交流思想和见解的机会。确保您已建立系统来邀请您的行业进行讨论,并满足信息交流的最高要求:激发灵感。

关于作者

 

Joy Davis,CAE,早在 iPhone 发明之前就一直从事会议计划开发工作。作为 AAPS 会员产品总经理,她负责监督所有 AAPS 会议的开发,包括其旗舰会议 PharmSci 360 会议,以及数百名会员和志愿者领导对这些计划的参与。她目前是 ASAE 道德委员会的成员。

在此通过 CEIR 的研究库探索最大化您的活动的其他方法。

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