向虚拟转型的秘诀:年轻专业人士版

向虚拟转型的秘诀:年轻专业人士版

随着越来越多的组织将他们的展会转移到数字领域,指导是必不可少的。阅读 IAEE YP 委员会关于虚拟活动体验的提示。 

由于 COVID-19 的不确定性以及美国各州政府不同的重启计划,许多展会组织者不得不决定推迟或取消现场活动,或将展会转移到数字领域。今年早些时候,CEIR 在 4 月和 6 月向美国展会组织者高管发出了调查问卷,以了解 COVID-19 对 B2B 展览行业未来的影响深度。 结果表明,将演出从线下转移到线上的现象显著增加。 4 月份,15% 的高管将他们的展会改为完全虚拟的贸易展。6 月份,这一数字跃升至 41%。

随着越来越多的组织将他们的节目转移到未知的数字领域,如果能从行业同行那里获得一些经验指导,那不是很好吗?已经制作或正在制作节目的 IAEE 青年专业人员委员会成员分享了他们在过渡到虚拟活动时获得的建议和经验教训。

Shannon Binger,CEM

  • 确保有一个适合内部利益相关者和供应商的时间表,包括设计、生产和测试的截止日期。
  • 规划您的前端客户支持团队和沟通方式,使用沟通树对问题进行分类。规划供应商的支持,并提供其客户服务电子邮件和电话号码。
  • 建立一个共享文档“跟踪器”,您可以在其中放置所有请求的更改并标记优先级。我们将其用作会议前一周和会议当周每次签到电话的基础。我们将继续使用它,直到网站关闭。
  • 在会议前一周和会议当周,每天至少安排一次日常签到。我们的供应商提供了“办公时间”,供应商项目负责人会在规定的时间(8-5)在 Zoom 会议室里提供服务,我们组织者可以“驻足”讨论问题/讨论顾虑。

Corinne Dwyer,CEM

  • 确保留出足够的时间进行营销和测试,我们的参会人数并没有达到我们所希望的水平,我们的供应商付费参加了此次活动,但对结果并不满意。
  • 尝试让您的演讲会议具有互动性和现场性,与会者可以进行问答并提交评论,录制会议然后将其发布到您的网站或 YouTube 上供人们稍后查看 - 这也允许您在将其发布到网上供全世界查看之前进行编辑。
  • 在特定时间安排虚拟活动中的会议,并确保有足够的内容来填充时间和满足不同日程安排的与会者的可用性。

斯蒂芬妮·德马科

作为 GSC,我们推出了自己的虚拟活动解决方案,因此,从我通常担任的职位中了解这个行业的这一方面非常有趣。我正在学习新功能以及如何以前所未有的方式为我们的客户提供服务!我认为该平台很酷的一点是人工智能推荐的配对。该平台将根据类似的参加会议、角色等为您配对或向您推荐另一位与会者。虽然我更喜欢面对面交流,但这是一个聪明且精通技术的解决方案,可以保持参与度!

斯蒂芬妮·霍金斯,CEM

  • 在会议之间安排休息时间,即使只有 5 分钟。这样,当演讲者跑去参加现场会议或预先录制的会议时,您就不必惊慌失措。这还能让您有时间解决流媒体中的任何技术问题。
  • 为每个房间指派一名主持人,负责文本聊天。此人还可以告知您是否有 AV 问题。我们为所有人建立了一个 Teams 频道,供大家交流。现在我可以轻松使用它来编写我的展后报告。活动开始前,我们举办了主持人培训,分享了常见问题的答案以及他们应该在聊天开始和结束时发布的信息。在每次会议开始时,他们都会提醒大家遵守行为准则。
  • 一定要提前准备好饭菜——我已经 8 天没出过家门了。好的一面是,我的脚不疼了。
  • 尽量提前获得尽可能多的答案——聊天是否对每个会议开放,如果是,什么时候关闭?我们是否会显示会议和/或赞助会议的与会者名单?我们可以从平台获取哪些信息,赞助商需要等待多长时间才能获得线索?我们是否要关闭所有会议的字幕?休息期间播放什么?
  • 吸引流量到赞助商的“展位”就更难了。参展商已经习惯了每个人都来参加,现在他们必须调整心态,争取参加者。一定要将赞助商纳入教育计划(作为主持人、小组成员等),这样他们就可以与参加者互动。您还可以将赞助商的广告纳入会议。鼓励赞助商赠送赠品并进行推广——这些页面为我们的活动带来了最多的流量。允许赞助商举办虚拟见面会,邀请受欢迎的演讲者或邀请调酒师教大家如何调制鸡尾酒/无酒精鸡尾酒等。
  • 我们每晚都有现场音乐表演,非常受欢迎。我们还提供与蒙特利湾水族馆相连的放松餐食 - 这是一次不错的休息,而且不花任何钱。
    与会者喜欢社交机会!!!我们以 Whereby 中的社交会议开始和结束一天的活动 - 与会者必须敲门才能进入房间,我们要求他们提供全名并打开摄像头。我们将每个房间限制为 12 人。公司的另一个部门正在使用 Remo 进行社交,并表示它很棒。
  • 对自己和团队要有信心——这一切都是新的!!

Kyle McMillan,CEM
我们发现,参展商不太在意 3D 体验,感觉就像身处模拟人生展览中。这看起来很酷,但需要付出很多努力,而且没有价值。我们的参展商并不热衷于整天待在电脑前进行 Zoom 通话(例如,如果他们的展位提供实时 Zoom 聊天,工作人员必须全天待命),他们正在寻找在整个活动期间建立联系的机会(因此,已经要求进行配对和聊天,甚至要求与会者使用 Tinder)。

凯特·斯图尔特(CEM)
我希望我们能在三月份举办我的演出,但如果我们不能,我的建议是提前做好研究,并准备好一些虚拟平台,这样如果你确实需要转向虚拟,你就不会浪费宝贵的时间。

玛德琳·汤普森
重命名虚拟项目 – 不要使用与面对面项目相同的名称,而要使用能联系在一起的名称。随着 COVID 的逐渐消退,这可让您通过虚拟项目和面对面项目为您的活动创造混合体验。

 

我们希望这些建议能帮到您,如果您有自己的建议,我们也非常乐意听听。请发送电子邮件至 CEIR 的营销经理, 詹纳特·乔杜里 如果您有任何建议或者想分享您的行业经验。

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