迈克尔·平切拉

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由于担心新型冠状病毒，美国物理学会 (APS) 取消了 3 月份在丹佛举行的会议——距离第一场会议开始还有 36 小时。该组织解释说，这样做是“出于谨慎考虑，并符合公共卫生遏制战略”，并指出美国疾病控制和预防中心 (CDC) 已提高了对中国、意大利和韩国的风险评估。在本次活动的 10,285 名原始注册者中，约有 700 人来自这些国家之一。

“甚至更多的 [与会者] 来自病毒似乎已在普通人群中扎根的国家，因此会议期间警告级别可能会提高，这可能会大大延迟他们的返程，甚至导致隔离，”APS 在一份解释其决定的声明中表示。“APS 领导层和规划人员认为，密切互动的会议与会者、工作人员、供应商和丹佛社区之间的传播和感染风险太大，不容忽视。在成千上万名与会者的会议上，一些人不可避免地会生病。如果会议按计划进行，需要时间来确定疾病是季节性流感还是 COVID-19，许多接触过的与会者可能需要在测试期间被隔离。许多会议和社交活动将不得不出于谨慎而取消。”

悉尼大学量子控制实验室主任、Q-CTRL 创始人兼首席执行官迈克尔·比尔库克 (Michael Biercuk) 博士正在机场，准备启程前往 8,300 英里外的丹佛，这时他得知 APS 会议取消了。

他说：“我设法在从澳大利亚出发的航班登机前 10 分钟取消了航班。”

活动在最后一刻被取消意味着，当会议取消时，超过 10,000 名注册参会者（来自世界各地的学生、教育工作者和物理学家）中的一些人已经到达丹佛或在途中。APS 表示，截至活动正式取消时，已有 83 名参会者在现场签到；在正式取消之前，已有 671 名参会者单独取消了参会。

与此同时，包括比尔库克在内的一群准与会者主动承担起责任，确保 APS 会议上分享的宝贵信息仍然能够传播开来。

“我们开始了 virtualmarchmeeting.com 作为一种支持社区的方式，因为它正在努力想办法应对取消的情况，”他说。

通过与支持现场录制的网络研讨会服务合作，该网站在会议原定开始的第二天上线了少量将在 APS 会议上发表的演示文稿。

“此举是由社区推动的，”他说。“我们正在与 APS 领导层协商，但[virtualmarchmeeting.com]目前还不是一个正式‘批准’的活动。”

幸运的是，APS 似乎并没有对这项草根性努力感到反感，也没有将其视为社区夺取社会控制权的对抗性举动。各方都专注于促进对物理学领域至关重要的信息交流。

“会议取消给广大物理学界留下了巨大的空白，”APS 的一份声明解释道。“APS 将为演讲者提供在线分享研究成果的选项。许多自发倡议也正在形成。”

比尔库克对量子技术界对最后一刻虚拟共享替代方案的反应感到满意。

他说：“希望这一举措将有助于减轻 APS 取消带来的影响。”

没有人可以指责 APS 采取了大胆的举措，它认为这一举措对于保护其会员基础和丹佛社区是必要的，但时机不幸。

APS 的声明中表示：“尽管 APS 对这一决定的时间给物理学界的众多成员带来极大不便感到遗憾，但 APS 坚信有必要避免可能导致丹佛地区长达 14 天的大面积隔离事件。”

尽早与整个社区进行更广泛的沟通可能会带来更及时的最终决策——尽管有些情况是不可避免的。

为了减少干扰和利益相关方的反感，会议和活动专业人士必须擅长危机沟通。以下是一些值得在新型冠状病毒疫情期间实施的沟通策略的最佳做法，但适用于所有场合。

跨多个平台沟通

利用你通常与与会者沟通的每一种方式——电子邮件、Facebook、WhatsApp、短信、Twitter 等——确保 每个人 听到你的重要信息。你需要引导对话，并 这 与您的活动相关的信息来源。如果您无法做到这一点，社区将介入填补这一空白，您将无法控制消息传递。

保持清晰和一致

由于您在发布活动状态时会利用多个平台，因此提供的信息必须保持一致。这对于策划者来说并不是什么新鲜事，但在处理每天都可能发生变化的事情时，保持一致性可能更具挑战性。

尽早、定期分享更新

尽快向所有利益相关者传达重要更新。总的来说，这将使您和与会者都更轻松、更省心。尽量避免在最后一刻发布可能打乱与会者计划的声明。正如 APS 示例所示，这并不总是您可以控制的事情，但在评估重大决策（例如取消或推迟）时，请注意时机。

解释规范的变化

告知与会者您活动中的社交规范可能已发生哪些变化。想要阻止握手和其他可能传播细菌的随意社交接触吗？不要害怕告诉与会者——如果每个人都有相同的想法，那么在避免与同事伸出的手时，他们就不会感到那么奇怪。这同样适用于使用消毒凝胶和避免触摸脸部的规范。

说实话

有时，传染病的蔓延可能意味着贵组织的活动会遭受经济损失。在任何情况下，都不要误导利益相关者了解相关风险。根据现有数据，这种新型冠状病毒的致死率明显高于季节性流感，尽管其传播范围尚未那么广。在涉及与会者和员工的安全方面，您有责任确保安全——如果现场爆发疫情，传达虚假或误导性信息可能会使您的组织承担责任。

有同情心

如果由于传染病传播率上升，与会者不愿意出行或在人口密集的场所逗留，请考虑提供无罚款退款。当然，这会带来不便，并且可能会让您的组织在餐饮保证、客房预订等方面付出代价，但如果希望取消的与会者觉得自己因无法控制的事情而受到惩罚，您的品牌声誉可能会受到打击——这肯定是有代价的。

解释应急计划

首先，你应该明确地告诉大家，任何出现流感样症状的人都应该 不是 参加。解释如果有人在现场开始出现此类症状时应采取的流程。

乐于回答问题

努力让工作人员在线上和现场回答与会者的问题和疑虑。如果这需要扩大处理此类沟通的团队，请在组织内部评估是否可以适当地重新分配工作人员来处理此类外联；也许与会者中值得信赖的志愿者也可以提供帮助。

提供资源

没有人期望你的组织重新发明轮子并尝试 这 新冠病毒信息交换所，但您应提供来自可信来源的明确、相关的指导，例如 CDC、世界卫生组织 (WHO) 和目的地的当地卫生官员。

 

Michael Pinchera 是《The Meeting Professional》杂志的获奖作家和编辑，自 1997 年以来一直担任演讲者、技术专家和商业、学术和流行文化出版物撰稿人。如需阅读他的更多作品，请访问 www.whatmemeworry.com。