作者:Ingrid Rip

由 MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL 为您呈现的特别版块

MPI 蓝色徽标

活动策划过程中关于文化的讨论非常重要,因为您可能与您为之工作的关键利益相关者或您为其设计和策划活动的与会者并不具有相同的文化。

与您合作的人员的专业性、场地的适宜性、要实现的各种目标和目的、演讲者的素质、与您的活动有利益关系的组织的多样性等等。不同组织中的所有这些不同人员都有不同的目标、不同的愿望和要求。您对他们有多了解?您对他们的文化有多了解?文化是一个非常重要的方面,但不幸的是,它经常被忽视。文化“错误”可能意味着一场好的活动和一场伟大的活动之间的区别。以下是您需要了解的内容,以避免犯下这些错误。

洋葱

心智的集体编程

文化是一种有趣的现象。它可以被描述为区分不同人群的集体思维方式。我们经常认为这是“国家之间的差异”。但文化包括组织或职业的思想、习俗以及人。

文化就是你不知不觉学到的一切。你的成长方式、你成长的社区、你接受的教育、你工作的公司以及你遇到的朋友:它们都对你眼中的“标准”有所贡献。这些输入造就了你今天的样子,并帮助你形成了一套对你来说很正常的习俗。

所有这些“习俗”都决定了你的思维、感受和行为方式。它们决定了某个话题是否会让你感兴趣或感到厌烦。这些习俗影响着你的决定和你对各种情况的反应方式。它们将你和你的家人、你和你的同胞、你和你的同事区分开来。真是太有趣了!

如果你愿意,尝试另一种文化可以丰富你的人生,因为它会打开你的眼界,让你以不同的方式看待世界。这就是我喜欢旅行的原因。它让我了解了不同文化背景下的生活,我可以利用我所学到的东西来成长自己和职业。文化可以给你带来灵感,让你了解新的习俗、色彩、气味、味道和艺术,你可以把它们融入到你的工作中。

请注意,这也可能是一个陷阱!

文化洋葱

把文化想象成一颗洋葱,它有不同的层次从一个人的心脏向外辐射,而他们的核心价值观就藏在心脏里。这些层次包括象征、英雄/榜样和仪式。文化层次越接近心脏的核心价值观,这些方面对外部观察者来说就越不明显。

象征的例子包括一国国旗或一家公司的标志——人们实际上佩戴在袖子上的东西。英雄或角色可能是公众人物或私人人物,如国王、总统、伟大的运动员、我们自己的 MPI 首席执行官 Paul van Deventer 或您的母亲。这些很容易识别,但您可能需要先花时间了解这个人,以了解他们崇拜谁。

解析一个人的文化的困难始于文化洋葱的中心区域,那里是公认的礼仪和价值观的不成文“规则”,贴近心灵。在一家组织工作时,你会慢慢但肯定会适应该工作场所固有的风俗或礼仪,而没有意识到其他地方的工作场所风俗可能有所不同。如果你是一个局外人,这些编码的礼仪可能很难甚至不可能被识别和学习。例如,沟通偏好(电话、电子邮件或走到某人的办公桌前)、等级制度的重要性以及哪种冲突表达或解决是合适的。如果你想融入组织并在组织中取得成功,理解这些“办公室政治”很重要。在个人层面上,你必须发现和驾驭这些礼仪和价值观,以建立持久的业务关系、友谊和恋爱关系。

活动中的文化

文化因素可以帮助您了解对客户和与会者来说什么是重要的,它可能会影 响一切,从您在哪一天开始会议和沟通方式,到您提供的食物种类和数量。

显然,文化并不是一个很容易理解和处理的方面,因为观点多种多样,而且在缺乏背景的情况下很容易产生误解。例如,我是荷兰人。我们重视高效工作,并确保我们都明确地朝着同一个目标努力。我们实现这一目标的方式是在沟通中直言不讳、大胆而直接。然而,我们认为这种方法非常有效,但有时在其他文化中却被视为“粗鲁”。我们不想粗鲁。

了解彼此之间的差异将使我们能够更加和谐地工作。深入了解他人的文化将培养我们的同理心并提供背景信息。它使我们能够退后一步,以更理解的方式观察和反应。它还将使解决潜在冲突变得更容易。所有这些方面使合作变得更加轻松和有趣。

这就是为什么,作为会议专业人士,您应该考虑如何在活动前做好准备并教育与会者,无论他们是否会遇到不同的文化,无论是组织文化、人际文化还是与前往主办目的地的旅行相关的文化。

开始准备!

首先,你需要了解所涉及的文化。从你的老板、利益相关者和/或客户开始。询问:

  • 会议的总体目标是什么?
  • 对他们来说,什么是最重要的?成功是什么样子的?
  • 您与团队中的谁合作?他们负责什么?
  • 谁将成为决策者?审批流程是怎样的?
  • 还有谁需要参与以事件为中心的对话以及为什么?
  • 谁将参加本次活动?参加者类别有哪些?
  • 为什么与会者、赞助商和参展商希望参与此活动?(这对他们有什么好处?它解决了什么问题?)
  • 关于那些运行良好的事情,您有哪些历史数据?
  • 什么没起作用?他们知道原因吗?

您获得的答案不会是在他们的网站或活动指南中找到的答案。但是,它们会帮助您了解文化。这将影响您的所有决策,从目的地的选择到您的主要目标和目的。

深入了解相关组织的细节,在与各个利益相关者交谈时仔细聆听和观察。他们通过口头和非口头方式告诉您什么?当他们谈论特定主题时,您是否注意到态度或行为发生了变化?这意味着什么?然后在设计和执行活动时弄清楚克服这些各种文化障碍的原因和方法。

祝你好运!我希望你能学会享受我们的文化差异,因为它们确实能提升生活品质!

 

Ingrid Rip 是一位多才多艺的会议和活动专业人士,拥有超过 25 年的从业经验。作为一名顾问、认证活动设计师和认证培训师,她帮助客户设计有影响力的会议、创建成功的会议竞标并提高您在充满活力的会议和活动市场中的业绩。她对国际(科学)活动充满热情,是 MPI 独立和小企业主社区的成员。客户包括科学家、协会、场馆、会议局和 DMO。有关 Ingrid 的更多信息,请访问 http://www.rrem.nl。

 

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