作者：Jessie States
由 MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL 为您呈现的特别版块
在各种活动、场地、机构和组织之间访问和共享信息是一项挑战，但对于发展有效的态势和运营意识来说却是必要的，而且您的信息必须“可用”且“可操作”才能发挥作用。以下是与您的安全和安保团队建立沟通的一些有用步骤，以及如何授权他们进行情况评估。
设置电子邮件或文本组
为相关人员设立电子邮件或短信组，确保跨部门信息共享。利用 Dropbox、Google Drive 或 Sharefile 等信息共享软件，在活动前、活动中和活动后创建各种沟通工具，与员工和与会者分享态势感知信息。 这对于任何活动或场地都至关重要，无论规模大小，但会根据事件、威胁、历史和所涉及的实体数量进行扩展。
培训所有员工和志愿者提高观察力
培训所有员工和志愿者，让他们善于观察并向其主管报告异常/不合时宜或不当行为。记录所有培训。解释异常行为和不当行为的例子。将交通/停车人员、检票员、引座员、安检员、餐饮人员、维修人员、舞台工作人员、保管人员等纳入培训范围。并广播（使用所有媒体）“看到什么，就说什么”，让所有利益相关者和与会者知道他们应该向谁报告以及如何报告。
考虑活动前和活动期间的演示
考虑在活动前和活动期间向工作人员、志愿者甚至主要参与者进行现场或视频演示。提供不同的媒介来报告信息（电话、网站、文本、社交媒体或个人）。一线员工是情报/情况信息的重要来源。由于大多数人参与多项活动，他们会注意到哪些情况不正常。
使用便衣警察或保安人员
使用便衣警察或安保人员在整个场地/活动中进行观察和报告。监视和反监视小组适合在外部位置以及场地内进行观察和报告。如果可用，请与闭路电视一起使用。
Jessie States 是国际会议专业人士协会 MPI 学院的院长。
