作者：Michelle Bruno

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技术如今已成为举办活动不可或缺的一部分。大大小小的组织者都感受到了数字化转型的压力和拉力，必须更明智地选择、实施和评估解决方案。幸运的是，随着平台和应用程序生态系统的出现，处理大量解决方案、海量数据和大量新职责的新策略也浮出水面。帮助就在那里。

应对压力

无论技术对活动组织者是否有意义，他们都必须采用这些技术。

IMEX 集团活动技术总监詹姆斯·约翰逊-米勒 (James Johnson-Miller) 表示：“我认为人们对令人兴奋的新事物投入了过多的关注，但（组织者）还不知道该如何利用它们，他们正在努力寻找一些价值。”

他坚决主张，在陷入“为创新而创新”的循环之前，要确保实施新技术有商业案例。

约翰逊-米勒并不反对采用新方法来自动化流程、增强参与者体验或提供内容（增强现实就是一个例子）。他更倾向于采取更实用的方法，选择能够为活动使命和目标增色的技术。在 IMEX，他将新解决方案置于一种“量化金融”试金石的考验之下。

“我们写下我们的需求，进行成本效益分析并准备 RFP，”他说。“这是非常标准的。”

可以说，像 IMEX（为奖励旅游和活动策划者社区提供服务）这样的组织承担着更大的责任，需要将新技术呈现在与会者面前，让他们能够相对无风险地体验这些技术。约翰逊-米勒将其组织的方法称为 IMEX 实验室。

“我们让展会上的人们亲身体验技术，并亲自动手操作，以更广泛地增强人们对[特定解决方案]的信心，同时也更倾向于将其带入他们的活动中，”他表示，并指出这是一个成功的战略，IMEX 将继续对其进行投资。

然而，将新技术推向客户也存在挑战。约翰逊-米勒表示，有些技术在技术上效果很好，但却带来了意想不到的“人为挑战”。此外，“同一项技术在不同的人手中可能会产生两种不同的结果——一个成功，另一个则不然，”他解释道。由于环境挑战（例如 Wi-Fi 的可用性或蜂窝网络的接入）会影响用户体验以及人们对该技术的认知，因此组织者在许多情况下还必须着眼于解决方案本身以外的领域。

集成和数据

国际展览和活动协会 (IAEE) 以其新兴技术“孵化器”的身份为其活动探索新平台。它寻求与活动行业内外的科技公司建立合作伙伴关系，以帮助举办其年度 Expo! Expo! 会议和展览。它还设计会议节目——科技初创公司展馆、推介比赛（由风险投资公司代表担任评委）、教育轨道、展览空间和在线技术指南——以提高活动技术公司的知名度。

作为活动技术的提供商和推动者，IAEE 面临的最大挑战之一是集成。

IAEE 展览和活动副总裁、CEM Scott Craighead 表示：“我们很自豪能够将许多不同的技术融入我们的运营中——包括我们的会员数据库——以改善我们的会员和活动体验，但集成是融合所有这些技术最困难的部分。”

事实上，整合新技术的难度“影响了我们的技术选择”，他补充道。

IAEE 有一个审查流程，以确定拟议的解决方案是否与其他新技术提供商以及现有平台（尤其是注册公司）兼容。Craighead 呼吁协会的 IT 部门审查集成的技术要求以及提供商与其他解决方案集成的意愿和开放程度。

“这不再是一种双向关系，组织者和解决方案提供商不再是仅有的合作实体，”他说，“[糟糕的整合] 会影响其他所有合作伙伴。”

正确的活动技术组合可为活动组织者提供大量数据，以扩大活动规模、改善参与者体验并丰富节目内容。IAEE 最近开始与 Bear Analytics 合作，分析五年的贸易展数据。

克雷格黑德说：“Bear 能够识别模式、机会和弱点，并告诉我们什么是重要的，什么不重要，因为数据可能非常令人生畏。”

IAEE 还依赖展览业研究中心 (CEIR) 的报告来验证其事件数据和技术决策。

新途径

并非所有技术发现都来自与解决方案提供商的接触。现有的合作伙伴（例如注册公司和官方服务承包商）正在向活动制作人介绍新的解决方案，许多组织者对此表示欢迎。

“如果推荐人是我们已经合作过的人，那么我们就会建立起一定的信任度，”Access Intelligence 卫星集团副总裁 Lindsey Fuller 说道。“他们了解我们的业务。他们了解我们的受众和我们的运营方式。”

最近，富勒的业务服务部门使用报告工具 Tableau 在展会期间和展会后运行报告。

“当我们进行展后分析时，花时间向他们发送 [注册] 数据并获取报告是可以的。但当我们处于活动期间，或者如果数字不符合我们的预期而需要调查时，我们必须手动完成所有操作，”她说。“将其发送到 Tableau 可能需要等待三到四天，而且我们会失去解决问题或立即做出改变的机会。”

随着时间的推移，富勒与她合作进行注册的 Convention Data Services (CDS) 分享了她在报告方面的挑战。当 CDS 推出其 Data Sense 仪表板时，他们联系了她。Data Sense 是一个报告和数据分析平台，它结合了数据源并提供年度比较和实时报告。富勒认识到 Data Sense 与 Tableau 相比的优势：无需下载注册数据并将其输入到另一个平台，无需集成，无需等待报告。

“从我的团队的角度来看，我们不需要做任何手工工作，”她说。

Atlassian 是一家企业软件公司，为软件开发人员、项目经理和内容经理开发产品。该公司的活动团队积极参与选择技术以添加到其活动技术堆栈中。但是，他们并不是自己完成所有发现和引导工作。

Atlassian 活动策略经理 Amy Walter 解释道：“我们与活动物流机构 Freeman 合作，他们的团队在活动技术方面拥有丰富的专业知识，包括帮助制定 RFP 和审查新解决方案以优化我们的技术。”

向更传统的活动行业供应商寻求技术帮助有其好处。CDS 首席技术官 JD Hawley 表示，当技术属于合作伙伴的专业领域时，组织者就有机会获得良好的免费建议。

“无论是注册公司、住房提供商还是其他任何合作伙伴，我们都在努力帮助客户推动创新，而不是被行业趋势所左右，”他说。“我认为，我们现在正处于推动客户寻找新想法和创新的阶段。这使我们成为战略合作伙伴，而不仅仅是供应商。”

平台和联盟

平台解决方案——活动技术的“瑞士军刀”——为组织者提供了一些优势。许多平台管理着从注册和现场移动应用程序到展位空间选择、配对和活动后评估的全方位活动管理任务。平台（与独立软件解决方案相比）帮助规划者避免集成软件，并且所有更新都在整个平台上同步。此外，即使规划者有平台无法满足的独特要求，大多数平台也允许与第三方解决方案集成。

平台并不能满足所有组织的需求。一些公司（例如 Atlassian）更喜欢使用堆栈，以便可以根据需求选择和配置不同的独立软件产品。

“对于规模较小的活动，我们通常会撤回活动中集成的技术，”Walter 说。“我们会根据项目的范围、预算和规模来评估哪些技术适合每项活动。一项技术并不总是适用于所有活动，我们希望确保我们堆栈中的每项技术都能在我们使用它的活动中发挥作用。”

Atlassian 还成功地采用了“联合”技术，其中多个最佳解决方案在设计上进行集成，并像平台一样共享数据。

“我们目前处于非常有利的位置，因为我们一直在与 Event Tech Tribe 解决方案合作，”Walter 说道。“在他们的技术之间传输和传递数据的交钥匙自动化至关重要。否则，我们就会重复工作，而不是利用技术让我们的生活更高效，让我们的活动更顺利地进行。”

组建团队

随着活动技术在活动中发挥越来越重要的作用，组织者开始思考如何更好地管理活动技术。CDS 的 Hawley 强调了为这项任务留出时间和资源的价值。

“当你看到技术、看到演示、收到电子邮件或广告，或者有人说‘哦，快来看看这个’时，这就是应对技术创新的被动方式，”他说。“如果你有更正式的方式来处理这些输入并决定该技术是否适用于你的业务，你就能取得更好的结果。”

为了减少供应商进入组织的门槛，并使多个活动组的审查过程更加一致，Access Intelligence 任命了几位数字副总裁，负责与技术供应商的首次接触。Fuller 解释说，他们独立于公司管理层之外，“更了解我们的具体需求、市场需求和员工需求”。她补充道，一旦副总裁评估了解决方案，“展会总监或品牌经理就会做出决定并开始签订合同”。

Atlassian 正在招聘一名活动技术专家。Walter 将该职位描述为专门维护活动技术（包括注册和网站）并“管理我们的集成以确保我们使用的工具和收集的数据是一流的”的人。该技术专家将监督供应商管理和审查流程。他或她愿意进行实验并能够分析数据以确定“我们如何优化我们的解决方案并在需要进行更改时提供建议”。

技术本应使活动自动化、简化和增强，但它也使规划变得更加复杂。每一种新解决方案都会对组织的预算、人员和数据库产生连锁反应。尽管如此，活动组织者可以采取具体步骤来构建适合他们和准备创新的组织的技术堆栈。不过，在有这样的应用程序之前，他们将不得不以战略性和协作性的方式进行。

 

Michelle Bruno 是一名作家、博主和技术记者。她出版了 Event Tech Brief，这是一份关于活动技术的简报和网站。您可以通过 michelle@brunogroup.com 或 Twitter 上的 @michellebruno 与她联系。