作者：Scott Stedronsky

由 MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL 为您呈现的特别版块

[本文最初由 MPI 芝加哥地区分会.]

这是活动策划者在获得批准举办下一次大型公司会议时首先要考虑的事情之一：为与会者提供什么食物。在活动策划的优先事项中，菜单确实很重要，但不是一开始就很重要。

当然，最终一切都很重要。当你通过确保酒店住宿、旅行、娱乐、装饰、餐桌布置和其他所有你能想到的细节来打造独特的体验时， 没有任何 这些应该是您规划关注的最初焦点。

第一要务：了解你的目标

您的活动应该具有商业意义。首先考虑一下为什么要策划和举办这次活动，以及它将如何支持、加强或改变企业内部或外部的认知。

公司是否在为来年召集销售团队？是否在推出新产品或品牌活动？是否在强调组织和人员的成就？归根结底，每项影响深远的活动都有一个使命，即产生管理层关心的结果。

活动的内容和信息传递是整个过程中最重要的部分。如何规划和执行这些活动意味着，活动是可以预见的平凡公司演示，还是为与会者留下深刻印象的真实体验，而这正是 AV 规划发挥作用的地方。

是否做好这件事最终会评判你。这也是理清如何执行活动的主要原因。

因此，在花费另一秒思考其他任何事情之前，请先考虑一下信息如何在演讲者和听众、观看者和体验者之间传达。

为什么视听内容是最重要的

这就是为什么 AV 和活动筹划需要在您的活动策划优先事项中占据更高地位的原因。

AV 规划可以帮助您了解是否只需要开会……或者需要演出。 这又回到了我们提到的活动目标。与活动专家协商可以帮助您解决活动需要什么。小型聚会意味着计划的复杂性较低。风险越大，AV 就越复杂。最终，活动投入多少以及其规模在很大程度上取决于目标、受众和预算。

AV 规划帮助您了解场地。 并非所有活动空间都是一样的。有些很容易。其他则存在一些相当独特的挑战。

经验丰富的活动筹划公司会坚持进行现场走访。将此过程添加到您的计划优先事项中可以发现各种问题，以使活动达到您期望的水平，从而可以在日后出现重大问题之前提前规划好路线修正和替代方案。

AV 规划帮助您进行组织。 活动策划者有各种各样的活动策划指南，但技术执行需要自己的流程。高级活动专家会严密组织开发和执行的每个阶段。他们与策划者合作，仔细研究整个 AV 和舞台布置计划以及活动设计，详细说明活动前、中、后会发生什么，以预测挑战并保持零猜测。

他们还应该提供 流程证明. 要求制定一个可见且可演示的工作流程规划和执行程序，紧密组织活动的每个步骤，从设计场地的舞台、灯光和音响，一直到活动后的分解。

AV 规划可帮助您准确制定预算。 通过了解活动要求，您可以提前签约，获得活动所需的精确设备、服务和技术人员。更好的是，这可以避免因缺少或添加设备而导致的人员伤亡，从而增加活动成本。这可以减少最后一刻和紧急人工费用。

当您关注视听专家将提供什么时，您需要确保场地减少其内部视听要求。这些酒店套餐包括您不需要的设备和服务，以及活动结束时可能让您大吃一惊的隐藏费用。视听专家可以审查合同并提供有关如何减少或避免这些成本的指导。

让我们重申，在规划和执行活动时，没有什么是不重要的。每个细节都很重要，包括食物。只要记住，在活动规划优先事项的开始阶段优先考虑 AV 支持，您就更有可能举办一场满足所有与会者胃口的活动。

这篇文章最初出现在 Stage Right, Inc. 博客上。

视听设备租赁和舞台表演专业人士。
Stage Right, Inc. 负责人