Par : Robyn Davis, exposants WINH LLC

Les statistiques ont montré que les exposants n'ont pas encore la meilleure expérience avec les événements virtuels ; cependant, si vous êtes un organisateur de salon professionnel qui dépend de l'implication (et des investissements) des exposants pour assurer le bon fonctionnement de votre organisation, vous devrez les aider à surmonter les défis qu'ils rencontrent… du moins aussi longtemps que vous êtes organiser des événements virtuels ou hybrides.

L’un des meilleurs points de départ pour bâtir leur confiance, renouveler leurs engagements et améliorer leur expérience est une communication ouverte et honnête. Plus précisément, voici trois des sujets les plus importants dont vous pouvez discuter avec vos exposants avant votre prochain salon professionnel virtuel :

1. Comment fonctionne votre système, sur le plan logistique ?

Bien que, en tant que communauté événementielle, nous ayons un langage et des attentes communs concernant le concept de salon professionnel traditionnel/en personne, ce n'est pas encore le cas pour les événements en ligne/numériques/virtuels… vous devrez donc enseigner vos exposants ce que vous voulez dire lorsque vous dites qu'il existe des options pour des choses comme le « réseautage », les « rendez-vous » ou une « salle d'exposition » (et quelles mesures ils doivent prendre pour s'installer correctement, eux-mêmes et leurs équipes, dans votre système, afin ils peuvent accéder à chacun de ces composants).

2. Comment vos exposants peuvent-ils utiliser votre système à leur avantage, de manière stratégique ?

Très peu d'exposants reçoivent une formation formelle et stratégique pour les salons professionnels en présentiel et, jusqu'à présent, il semble qu'encore moins d'exposants aient reçu une formation formelle et stratégique pour leurs salons professionnels virtuels… ils auront donc besoin de votre aide pour comprendre comment tirer le meilleur parti de la plate-forme que vous avez sélectionnée afin d'atteindre leurs objectifs dans des domaines clés tels que l'engagement/l'interaction, la motivation des participants et la génération de trafic, les opportunités de valeur/la preuve du retour sur investissement, etc.

3. Qu'est-ce qui manque dans votre système, qu'ils pourraient normalement faire en personne et/ou qu'ils s'attendraient à faire en ligne ? Comment peuvent-ils combler ces lacunes ?

C’est le sujet auquel vous vous sentez peut-être le plus réticent – après tout, une partie de votre travail consiste à vendre un « espace de stand virtuel », n’est-ce pas ? Vous vous demandez peut-être même… Si vous faites part aux exposants des lacunes de votre système, cela ne les découragera-t-il pas de participer ? D'après mon expérience, la réponse est non. Les exposants se sentent aussi frustrés que vous par tous les « pivots » forcés de dernière minute et, d’après mon expérience, ils apprécient lorsque les organisateurs d’événements sont plus transparents et honnêtes avec eux.

La réalité est que tout système virtuel présente certaines lacunes (aucune expérience en ligne ne pourrait « égaler » l’expérience en face-à-face dans tous les sens) ; mais, en expliquant comment vous avez choisi votre plateforme – ce que vous avez le plus aimé (ou ce que vous pensez être le plus utile) et les points faibles que vous avez identifiés – vous définirez de meilleures attentes pour vos exposants. En revenant sur votre logistique et vos formations stratégiques pour incorporer des idées concrètes et des solutions de contournement pour chaque point faible (ou pour compenser chaque avantage/opportunité qui manque désormais), vous donnerez à vos exposants les moyens d'accomplir davantage dans ce contexte inconnu et en constante évolution. environnement.

Dans l’ensemble, les exposants ont du mal avec les salons professionnels virtuels. Ils ont besoin de votre aide pour voir (et, finalement, obtenir) la valeur d'exposer lors de votre événement en ligne. Ce n’est peut-être pas votre responsabilité de discuter de ces sujets avec eux – cela peut ne pas vous sembler confortable ou facile – mais c’est dans votre intérêt de le faire. Vous, aux côtés de votre équipe élargie, avez l'occasion d'atténuer une partie du stress et de submerger les exposants… Une discussion ouverte et honnête, incluant ces trois sujets importants, est un excellent point de départ.

Grâce à son entreprise, Exposants WINH SARL, Robyn s'associe aux organisateurs d'événements pour enseigner à leurs exposants les stratégies nécessaires pour gagner lors des salons professionnels, améliorant ainsi l'engagement, la satisfaction et la rétention des exposants grâce à ses programmes de réussite des exposants primés. Pour des conseils et des informations plus utiles, prévoyez d'assister à la prochaine session éducative de Robyn sur « Travailler avec les exposants dans un monde virtuel » à Expo ! Expo ! 2020 ou demander à connectez-vous avec Robyn sur LinkedIn.