Conseils pour la transition vers le virtuel : édition pour jeunes professionnels

Conseils pour la transition vers le virtuel : édition pour jeunes professionnels

Alors que de plus en plus d’organisations déplacent leurs émissions vers le territoire inconnu du numérique, des conseils sont nécessaires. Lisez les conseils du comité YP de l'IAEE sur leur expérience d'événements virtuels. 

Avec l'incertitude entourant le COVID-19 et les différents plans de réouverture entre les gouvernements des États américains, les organisateurs d'expositions masculines se retrouvent avec la décision de reporter ou d'annuler leurs événements en direct ou de déplacer leur spectacle vers le domaine numérique. Plus tôt cette année, le CEIR a envoyé des enquêtes en avril et juin aux dirigeants des organisateurs de salons aux États-Unis pour comprendre l'ampleur des effets du COVID-19 sur l'avenir du secteur des expositions B2B. Les résultats ont montré qu’il y a une augmentation significative du déplacement des spectacles du présentiel vers le virtuel. En avril, 151 dirigeants de TP3T ont transformé leur salon en un salon entièrement virtuel. En juin, ce nombre est passé à 41%.

Alors que de plus en plus d'organisations déplacent leurs spectacles vers le territoire inconnu du numérique, ne serait-il pas agréable d'avoir des conseils de la part de vos pairs du secteur sur leur expérience ? Les membres du comité des jeunes professionnels de l'IAEE qui ont produit ou sont en train de produire leurs émissions ont partagé leurs conseils et les leçons apprises lors de la transition vers des événements virtuels.

Shannon Binger, CEM

  • Assurez-vous d'avoir un calendrier comprenant les délais de conception, de production et de test qui fonctionne pour les parties prenantes internes et les fournisseurs.
  • Planifiez votre équipe de support client et votre communication avec un arbre de communication sur la façon de trier les questions. Prévoyez l’assistance du fournisseur avec ses e-mails et numéros de service client.
  • Instituez un « tracker » de documents partagé dans lequel vous pouvez placer toutes les modifications demandées et marquer la priorité. Nous l'avons utilisé comme base pour chaque appel d'enregistrement la semaine précédant et la semaine de la conférence. Nous continuerons à l'utiliser jusqu'à ce que le site soit fermé.
  • Planifiez des enregistrements quotidiens au moins une fois par jour la semaine précédant et la semaine de la conférence. Notre fournisseur a proposé des « heures de bureau » pendant lesquelles les responsables de projet du fournisseur étaient disponibles à des heures fixes (8 à 17 heures) dans une salle zoom où nous, les organisateurs, pouvions « s'arrêter » pour discuter de questions ou de préoccupations.

Corinne Dwyer, CEM

  • Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour le marketing et les tests, nous n'avons pas eu le taux de participation que nous avions espéré du côté des participants, et nos fournisseurs ont payé pour participer à l'événement et n'étaient pas satisfaits du taux de participation.
  • Essayez de rendre vos sessions de conférencier interactives et en direct, où les participants peuvent poser des questions et réponses et soumettre des commentaires, enregistrer la session, puis la publier sur votre site Web ou sur YouTube pour que les gens puissent la visionner plus tard. Cela peut également permettre d'apporter des modifications avant de publier. en ligne pour que le monde entier puisse le voir.
  • Planifiez les sessions d'un événement virtuel à des heures précises et assurez-vous qu'il y a suffisamment de contenu pour occuper le temps et la disponibilité des différents horaires des participants.

Stéphanie DeMarco

En tant que GSC, nous avons introduit nos propres solutions d'événements virtuels, donc me familiariser avec cet aspect de cette industrie par rapport à ce que je ferais habituellement dans mon rôle a été fascinant. J'apprends de nouvelles capacités et comment servir nos clients d'une manière jamais vue auparavant ! Quelque chose que je trouvais cool à propos de la plate-forme était le matchmaking recommandé par l'IA. La plateforme vous mettra en contact ou vous recommandera un autre participant en fonction de sessions, de rôles, etc. similaires. Même si je préfère de loin le face-à-face, il s'agit d'une solution intelligente et technologiquement avancée pour maintenir l'engagement !

Stephenie Hawkins, CEM

  • Prévoyez des pauses entre les séances, même si elles durent 5 minutes. De cette façon, vous n'avez pas à paniquer lorsque les intervenants se précipitent pour une session en direct ou une session préenregistrée. Cela donne également le temps de résoudre tout problème technique lié au streaming.
  • Attribuez une personne à chaque salle pour servir de modérateur pour le chat textuel. Cette personne peut également vous informer en cas de problèmes audiovisuels. Nous avons mis en place un canal Teams que tout le monde peut utiliser pour communiquer. Maintenant, je peux facilement l'utiliser pour compiler mon rapport d'après-exposition. Avant l'événement, nous avons organisé une formation des modérateurs et partagé les réponses aux questions courantes ainsi que les messages qu'ils doivent publier au début et à la fin du chat. Au début de chaque séance, ils rappellent à chacun de suivre le code de conduite.
  • Il faut absolument préparer les repas à l'avance – je n'ai pas quitté ma maison depuis 8 jours. Du côté positif, mes pieds ne me font pas mal.
  • Essayez d'obtenir autant de réponses à l'avance : le chat est-il ouvert pour chaque session, si oui, quand se ferme-t-il ? Allons-nous afficher la liste des participants à la conférence et/ou aux sessions sponsorisées ? Quelles informations pouvons-nous extraire de la plateforme et combien de temps les sponsors devront-ils attendre des pistes ? Voulons-nous fermer les sous-titres de toutes les sessions ? Qu'est-ce qui joue pendant les pauses ?
  • Il est encore plus difficile d’attirer du trafic vers les « stands » des sponsors. Les exposants sont tellement habitués à ce que tout le monde vienne chez eux qu'ils doivent désormais ajuster leur mentalité et s'en prendre aux participants. Incorporez définitivement des sponsors dans le programme éducatif (en tant que modérateurs, panélistes, etc.) afin qu'ils puissent interagir avec les participants. Vous pouvez également intégrer des publicités de sponsors à la conférence. Encouragez les sponsors à proposer des cadeaux et à en faire la promotion : ces pages génèrent le plus de trafic pour nos événements. Permettez aux sponsors d'organiser une rencontre virtuelle avec un conférencier populaire ou d'héberger un mixologue pour apprendre à tout le monde comment préparer un cocktail/mocktail, etc.
  • Nous organisons des concerts tous les soirs et cela a été très populaire. Nous disposons également d'une alimentation de relaxation reliée à l'aquarium de Monterey Bay. C'est une pause agréable et ne nous coûte rien.
    Les participants ADORENT les opportunités de réseautage !!! Nous commençons et terminons la journée par des séances de réseautage au cours desquelles le participant doit frapper pour entrer dans la salle et nous lui demandons de partager son nom complet et d'allumer sa caméra. Nous limitons chaque salle à 12 personnes. Une autre division de l'entreprise utilise Remo pour le réseautage et dit que c'est génial.
  • Ayez de la grâce avec vous-même et avec l'équipe - tout est nouveau !!

Kyle McMillan, CEM
Une chose que nous constatons est que les exposants ne se soucient pas autant de l'expérience 3D, ce qui donne l'impression qu'ils sont au salon à la manière des Sims. Cela a l'air cool mais demande une tonne d'efforts et n'a pas de valeur. Nos exposants n'aiment pas devoir rester devant l'ordinateur toute la journée pour être disponibles pour un appel zoom (par exemple, si on leur propose des discussions en direct sur zoom, le personnel doit être disponible toute la journée). Ils recherchent des opportunités de se connecter. tout au long de l'événement (c'est pourquoi des rencontres, des discussions et même un amadou des participants ont été demandés).

Kate Stewart, CEM
J'espère que nous pourrons organiser mon émission en mars, mais dans le cas où cela ne serait pas possible, mon conseil serait de faire vos recherches à l'avance et d'avoir des plates-formes virtuelles dans votre poche, donc si vous avez besoin de passer au virtuel, vous ne perdez pas un temps précieux.

Madelynn Thompson
Renommez vos programmes virtuels – ne les appelez pas du même nom que vos programmes en personne, mais plutôt par quelque chose qui les relie. Cela vous permet de créer des expériences hybrides pour vos événements avec à la fois le programme virtuel et le programme en personne à mesure que nous sortons du COVID.

 

Nous espérons que ces conseils vous aideront et nous serions ravis de savoir si vous avez vos propres conseils. Envoyez un e-mail au responsable marketing du CEIR, Jannat Choudhury si vous avez des conseils ou souhaitez partager votre expérience avec l'industrie.

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