Par Michael Pinchera

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

L'American Physical Society (APS) a annulé sa réunion de mars à Denver en raison de nouveaux problèmes de coronavirus, 36 heures avant le début des premières sessions. Le groupe a expliqué que cela avait été fait « par beaucoup de prudence et conformément à la stratégie de confinement de santé publique », notant que les Centres américains de contrôle et de prévention des maladies (CDC) avaient augmenté leur évaluation des risques pour la Chine, l'Italie et la Corée du Sud. . Sur les 10 285 inscrits initialement à l'événement, environ 700 devaient provenir de l'un de ces pays.

« Un nombre encore plus important de participants venaient de pays où le virus semble s'établir dans la population générale, de sorte que le niveau d'alerte pourrait augmenter au cours de la réunion, ce qui pourrait retarder considérablement leur voyage de retour, voire conduire à des quarantaines. » A indiqué l'APS dans un communiqué expliquant sa décision. « Les dirigeants et les planificateurs de l'APS ont déterminé que le risque de transmission et d'infection parmi les participants aux réunions, le personnel, les fournisseurs et la communauté de Denver en interaction étroite était trop important pour être ignoré. Lors d’une réunion rassemblant plusieurs milliers de participants, certains tomberont inévitablement malades. Si la réunion s'était déroulée comme prévu, il faudrait du temps pour déterminer s'il s'agit d'une grippe saisonnière ou du COVID-19, et de nombreux participants entrés en contact pourraient devoir être mis en quarantaine pendant les tests. De nombreuses séances de conférence et événements sociaux auraient dû être annulés par prudence.

Le Dr Michael Biercuk, directeur du laboratoire de contrôle quantique de l'Université de Sydney et fondateur et PDG de Q-CTRL, était à l'aéroport, prêt à commencer le voyage de 8 300 milles jusqu'à Denver, lorsqu'il a appris que la réunion de l'APS était terminée. .

"J'ai réussi à annuler mon vol 10 minutes avant l'embarquement en provenance d'Australie", a-t-il déclaré.

L'annulation de dernière minute de cet événement signifiait que certains des plus de 10 000 inscrits – étudiants, enseignants et physiciens du monde entier – étaient déjà à Denver ou en route lorsque la réunion a été interrompue. L'APS indique que 83 participants s'étaient enregistrés sur place au moment où l'événement a été officiellement annulé ; 671 participants avaient annulé individuellement avant l'annulation officielle.

Pendant ce temps, un groupe de participants potentiels, dont Biercuk, a pris sur lui de s'assurer que les informations précieuses qui auraient été partagées lors de la réunion de l'APS puissent toujours être dispersées.

"Nous avons commencé virtualmarchmeeting.com comme un moyen de soutenir la communauté alors qu’elle essayait de trouver un moyen de faire face à l’annulation », a-t-il déclaré.

En partenariat avec un service de webinaire prenant en charge l'enregistrement en direct, ce site a été mis en ligne avec une petite sélection de présentations qui devaient être faites lors de la réunion APS, le lendemain du début initialement prévu de la réunion.

« Cette décision est motivée par la communauté », a-t-il déclaré. «Nous sommes en consultation avec la direction de l'APS, mais [virtualmarchmeeting.com] n’est pas, à l’heure actuelle, un événement formellement « sanctionné ».

Heureusement, l'APS n'a pas semblé s'offusquer de cet effort populaire ni le considérer comme une démarche contradictoire de la communauté visant à arracher le contrôle à la société. Toutes les parties se sont plutôt attachées à favoriser l’échange d’informations importantes pour le paysage de la physique.

"L'annulation de la réunion a laissé un vide important au sein de la vaste communauté des physiciens", explique un communiqué de l'APS. « L'APS offrira aux présentateurs la possibilité de partager leurs recherches en ligne. De nombreuses initiatives spontanées se forment également.»

Biercuk est satisfait de la réponse de la communauté des technologies quantiques à l'alternative de partage virtuel de dernière minute.

« Espérons que cette initiative contribuera à atténuer les impacts de l’annulation de l’APS », a-t-il déclaré.

Personne ne peut légitimement reprocher à l’APS d’avoir pris une décision audacieuse qu’elle jugeait nécessaire pour protéger ses membres et la communauté de Denver, mais le moment était malheureux.

"Bien que l'APS regrette que le moment choisi pour prendre cette décision ait considérablement gêné de nombreux membres de la communauté des physiciens, elle croit fermement qu'il était nécessaire d'éviter un incident potentiel qui aurait pu conduire à une quarantaine généralisée à Denver pendant jusqu'à 14 jours", indique le communiqué de l'APS. dit.

Une communication plus précoce et plus approfondie avec l’ensemble de la communauté aurait pu aboutir à une décision finale moins perturbatrice – même si certaines circonstances sont tout simplement inévitables.

Pour limiter les perturbations et les retours de flamme des parties prenantes, les professionnels des réunions et de l'événementiel doivent exceller dans la communication de crise. Voici quelques bonnes pratiques qui méritent d’être mises en œuvre dans vos stratégies de communication en raison du nouveau coronavirus, mais qui sont applicables à tous les niveaux.

Communiquez sur plusieurs plateformes

Utilisez tous les moyens par lesquels vous communiquez habituellement avec vos participants (e-mail, Facebook, WhatsApp, SMS, Twitter, etc.) pour garantir tout le monde entend vos messages importants. Vous devez diriger la conversation et être le source d'informations relatives à votre événement. Si vous n'y parvenez pas, la communauté interviendra pour combler le vide et vous ne pourrez pas contrôler la messagerie.

Soyez clair et cohérent

Étant donné que vous exploitez plusieurs plateformes pour faire connaître le statut de votre événement, il est essentiel que les informations fournies soient cohérentes. Ce n’est pas nouveau pour les planificateurs, mais lorsqu’il s’agit de choses qui peuvent changer au quotidien, la cohérence peut devenir encore plus un défi.

Partagez les mises à jour tôt et régulièrement

Communiquez les mises à jour importantes à toutes les parties prenantes dès que possible. Dans l’ensemble, cela rendra les choses plus faciles et moins mouvementées pour vous et les participants. Dans la mesure du possible, évitez de faire des proclamations de dernière minute qui pourraient bouleverser les plans des participants. Comme le montre l'exemple de l'APS, ce n'est pas toujours quelque chose que vous pouvez contrôler, mais soyez attentif au timing lorsque vous évaluez des décisions importantes, telles que l'annulation ou le report.

Expliquer les changements apportés aux normes

Informez les participants de la manière dont les normes sociales de votre événement ont pu changer. Vous voulez décourager les poignées de main et autres formes de contacts sociaux occasionnels susceptibles de propager des germes ? N'ayez pas peur de le dire aux participants : si tout le monde est sur la même longueur d'onde, ils ne se sentiront pas aussi étranges en évitant la main tendue d'un pair professionnel. Il en va de même pour les normes liées à l'utilisation du gel stérilisant et à l'évitement de se toucher le visage.

Dire la vérité

Parfois, la réalité d'une contagion qui se propage peut entraîner une perte financière pour les événements de votre organisation. Ne trompez en aucun cas vos parties prenantes sur les risques associés. D'après les données disponibles, ce nouveau coronavirus a un taux de létalité nettement supérieur à celui de la grippe saisonnière, même s'il n'est pas encore aussi répandu. Vous avez un devoir de diligence en ce qui concerne la sécurité de vos participants et de votre personnel : la communication d'informations fausses ou trompeuses pourrait engager la responsabilité de votre organisation en cas d'épidémie sur site.

Ayez de la compassion

Si les participants ne se sentent pas à l'aise de voyager ou de passer du temps dans des lieux densément peuplés en raison d'une augmentation de la transmission de maladies transmissibles, envisagez de proposer des remboursements sans pénalité. Bien sûr, cela constitue un inconvénient et peut coûter cher à votre organisation en termes de garanties F&B, de blocage de chambres, etc., mais si les participants souhaitant annuler ont le sentiment d'être punis pour quelque chose hors de leur contrôle, la réputation de votre marque pourrait en prendre un coup. ... et cela a certainement un coût.

Expliquer les plans d'urgence

Tout d’abord, vous devez préciser clairement que toute personne présentant des symptômes pseudo-grippaux devrait pas assister à. Expliquez les processus en place si une personne commence à présenter de tels symptômes sur place.

Soyez disponible pour répondre aux questions

Efforcez-vous d'avoir du personnel disponible en ligne et sur place pour répondre aux questions et préoccupations des participants. Si cela nécessite d'élargir l'équipe chargée de ces communications, examinez l'intérieur de votre organisation pour évaluer si le personnel peut être réaffecté de manière appropriée pour gérer de telles communications ; peut-être que des bénévoles de confiance de votre base de participants peuvent également vous aider.

Fournir des ressources

Personne ne s'attend à ce que votre organisation réinvente la roue et tente d'être le centre d'échange d'informations sur les nouveaux coronavirus, mais vous devez fournir des conseils clairs et pertinents provenant de sources fiables, telles que le CDC, l'Organisation mondiale de la santé (OMS) et les autorités sanitaires locales de la destination prévue.

 

Michael Pinchera est un écrivain et éditeur primé pour The Meeting Professional ainsi qu'un conférencier, technologue et contributeur à des publications commerciales, universitaires et de culture pop depuis 1997. Pour en savoir plus sur son travail, visitez www.whatmemeworry.com.