Par Janice Jackson

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Les organisateurs de réunions recherchent toujours au moins deux choses : (1) des moyens d'augmenter leur budget événementiel et (2) des moyens d'augmenter leur offre événementielle ou leur image de marque via un parrainage. Avec des parrainages solides, vous pouvez accomplir bien plus que ce que votre budget initial vous permet. C’est ici que commence le monde du parrainage et des rencontres événementielles. Tout comme pour trouver M. ou Mme Right, vous devez savoir ce que vous voulez et ce que vous devez donner à cette relation.

Un sponsor d'événement est une entité qui soutient un événement en échange d'un avantage. En termes simples, votre événement a besoin de quelque chose. Un sponsor donne à votre événement ce dont il a besoin en échange de quelque chose, généralement sous forme de visibilité. Cette exposition peut prendre la forme d'une image de marque/signalisation, d'une présence sur le site Web de votre événement ou de quelque chose au sein de l'événement, par exemple des billets d'événement ou un accès aux informations sur les participants. Les organisateurs d'événements doivent aborder les parrainages de la même manière que vous le feriez pour un prospect de rencontres en utilisant un processus que j'aime appeler la technique PRP : préparation, recherche et pitch.

Préparer

Comment commencer : Vous créez un profil de rencontre répondant aux bases, (ai-je une photo de profil, qu'est-ce que je recherche, que dois-je donner, combien de temps puis-je vraiment consacrer ?) Les mêmes étapes commencent votre recherche de parrainage. . De quoi parle votre événement ? De quoi a-t-il besoin ? La préparation consiste à évaluer votre événement et à déterminer quels domaines incitent une autre entité à parrainer. Quels domaines pourraient bénéficier d’un couplage « conscient » ? Y a-t-il des opportunités de sponsoring dans la zone d'inscription, dans les activités sociales, sur le site Web, dans les panels de conférenciers, dans les sessions générales ou lors des repas, peut-être ? Les organisateurs doivent également connaître des informations spécifiques sur les participants à leur événement. Qu’est-ce qui rend vos participants attrayants pour un sponsor ? Quelle est leur démographie, comment utilisent-ils les médias sociaux, quelles sont leurs tendances d’achat, etc.

Recherche

Une fois que vous avez identifié ce que vous avez à donner, trouvez maintenant la solution idéale pour répondre aux besoins de votre événement. La recherche, c'est connaître la mission et les objectifs d'une entreprise. Cela se trouve généralement sur leur site Web. Quelle est la mission ? Quels sont leurs objectifs ? Qui est leur consommateur ? À quelle communauté leurs produits et services servent-ils ? Où y a-t-il une opportunité de valoriser leur marque via votre événement ? Une fois que vous avez trouvé cette entreprise spéciale dont les intérêts correspondent aux besoins et aux objectifs de votre événement, vous êtes sur la bonne voie pour trouver la solution idéale. Cependant, tout comme le gars ou la fille qui ne répond à aucun de vos désirs, n'hésitez pas à glisser vers la gauche sur les sponsors qui ne correspondent pas tout à fait aux objectifs de votre événement.

Pas

C'est là que les gens deviennent généralement nerveux, mais considérez cela comme le processus de cour lors du premier des nombreux rendez-vous. Une fois que vous avez identifié la personne à contacter au sein de l’entreprise, faites un argumentaire solide. Dans votre argumentaire, mettez en valeur les atouts les plus forts de votre entreprise et pourquoi quiconque s'en voudrait grandement de ne pas être sponsor. Les pitchs doivent être personnalisés pour chaque entreprise. Tout comme chaque prospect de rencontre est unique, votre pitch deck de sponsor devrait également l’être. Les sponsors, tout comme les relations, veulent se sentir spéciaux. Dans le monde d'aujourd'hui, les packages de sponsoring doivent comporter cette étape supplémentaire.

Qu'est-ce que cela veut dire exactement? Approfondissez vos conversations avec les sponsors. Un sponsor potentiel est-il une startup à la recherche de nouvelles idées technologiques ? Organisez peut-être un événement sur le thème de l'aquarium à requins où les participants pourront proposer de nouveaux produits. Une grande expo ? Peut-être demander à une entreprise de sponsoriser des scooters afin que les participants n'aient pas à faire beaucoup de marche au congrès. Tout comme les relations, nous voulons tous posséder quelque chose de spécial et d’exclusif. L'étape supplémentaire fait passer les relations au-delà des simples statistiques de retour sur investissement vers des retours d'engagement réels.

Conclusion

Les parrainages d’événements sont essentiels car ils améliorent vos événements et augmentent la notoriété de la marque des entreprises. Pourtant, trouver des sponsors pour un événement est un processus. Pour trouver ce match spécial, vous devez travailler dès le début, pour le faire grandir et le maintenir une fois qu'il a commencé. L’E-Harmony ou l’aventure d’un soir se mesure en fin de compte par la façon dont vous avez réalisé votre PRP.

Janice Jackson, CMP est la responsable des événements et des réunions de l'Association des joueurs de la Ligue nationale de football à Washington, DC. Janice est un membre actif du chapitre MPI Potomac et un membre fondateur du conseil consultatif des planificateurs d'association de MPI !