Planification d'événements et épluchage de l'oignon culturel

Planification d'événements et épluchage de l'oignon culturel

Par Ingrid Rip

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

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Les discussions sur la culture pendant le processus de planification d'un événement sont importantes car vous ne partagez peut-être pas la même culture que les principales parties prenantes pour lesquelles vous travaillez ou les participants pour lesquels vous concevez et programmez l'événement.

Le professionnalisme des personnes avec lesquelles vous travaillez, la pertinence des lieux, les différents buts et objectifs à atteindre, la qualité des intervenants, la diversité des organisations concernées par votre événement, etc. Toutes ces différentes personnes dans différentes organisations ont des objectifs différents, des souhaits et des exigences différents. Dans quelle mesure les connaissez-vous ? Et dans quelle mesure connaissez-vous leurs cultures ? La culture est un aspect très important et malheureusement souvent ignoré. Des « erreurs » culturelles pourraient faire la différence entre un bon événement et un grand événement. Voici ce que vous devez savoir pour éviter d’en faire.

Oignons

Programmation collective de l'esprit

La culture est un phénomène intéressant. Cela peut être décrit comme un état d’esprit collectif qui distingue différents groupes de personnes. Nous y pensons souvent comme des « différences entre les pays ». Mais la culture comprend les idées, les coutumes des organisations ou des professions, ainsi que les personnes.

La culture, c'est tout ce que vous avez appris sans vous en rendre compte. La façon dont vous avez été élevé, le quartier dans lequel vous avez grandi, l’éducation que vous avez reçue, l’entreprise pour laquelle vous travaillez et les amis que vous avez rencontrés : tout cela contribue à ce que vous considérez comme « la norme ». Ces contributions ont fait de vous ce que vous êtes aujourd’hui et ont contribué à former un ensemble de coutumes qui sont normales pour vous.

Toutes ces « coutumes » définissent la façon dont vous pensez, ressentez et agissez. Ils dictent si un sujet vous intéressera ou vous ennuiera. Ces coutumes influencent vos décisions et la façon dont vous réagissez à diverses situations. Ils vous différencient, vous et votre famille, vous et vos compatriotes, et vous et vos collègues les uns des autres. Comme c’est incroyablement intéressant !

Goûter à une autre culture peut être enrichissant, si vous y êtes ouvert, car cela vous ouvre les yeux sur une autre façon de voir le monde. C'est la raison pour laquelle j'aime voyager. Cela me fait découvrir d'autres points de vue sur la vie dans un contexte culturel. Ce que j'apprends, je peux l'utiliser pour grandir individuellement et professionnellement. Les cultures peuvent vous inspirer en vous faisant découvrir de nouvelles coutumes, couleurs, odeurs, goûts et arts que vous pouvez intégrer dans votre travail.

Attention, cela peut aussi être un piège !

Oignons culturels

Considérez la culture comme un oignon composé de différentes couches rayonnant du cœur d’un individu, là où se trouvent ses valeurs fondamentales. Ces couches comprennent des symboles, des héros/modèles et des rituels. Plus une couche culturelle est proche des valeurs fondamentales du cœur, moins ces aspects sont visibles pour les observateurs extérieurs.

Des exemples de symboles incluent le drapeau d'un pays ou le logo d'une entreprise, des éléments qu'une personne porte littéralement sur sa manche. Les héros ou les rôles peuvent être des personnalités publiques ou privées, comme un roi, un président, de grands sportifs, notre propre Paul van Deventer, PDG de MPI, ou votre mère. Ceux-ci peuvent être facilement identifiés, mais vous devrez peut-être d’abord prendre le temps de connaître la personne afin de comprendre qui elle admire.

La difficulté d'analyser la culture d'une personne commence avec la zone centrale de l'oignon culturel où les « règles » non écrites des rituels et des valeurs acceptées vivent près du cœur. Lorsque vous travaillez dans une organisation, vous évoluez lentement mais sûrement vers les coutumes ou les rituels inhérents à ce lieu de travail, sans savoir que les coutumes du lieu de travail peuvent être différentes ailleurs. Si vous êtes un étranger, ces rituels codés peuvent être difficiles, voire impossibles, à reconnaître et à apprendre. Quelques exemples sont les préférences de communication (téléphone, courrier électronique ou se rendre au bureau de quelqu'un), l'importance de la hiérarchie et le type d'expression ou de résolution de conflit approprié. Il est important de comprendre ces « politiques de bureau » si vous voulez vous intégrer et réussir dans l'organisation. Sur le plan personnel, ces rituels et valeurs sont des choses que vous devez découvrir et naviguer afin de créer des relations commerciales, des amitiés et des partenariats romantiques durables.

La culture dans les événements

Les considérations culturelles vous aident à comprendre ce qui est important pour les clients et les participants. Elles peuvent tout influencer, depuis le jour de la semaine où vous démarrez la conférence et le style de communication jusqu'aux types et quantités de nourriture que vous servez.

Évidemment, la culture n’est pas un aspect très facile à comprendre et à gérer en raison de la diversité des points de vue et des risques de malentendus lorsque le contexte manque. Par exemple, je suis néerlandais. Nous accordons une grande importance à travailler efficacement et à veiller à ce que nous visions tous clairement les mêmes objectifs. Nous y parvenons en étant francs, audacieux et directs dans notre communication. Cependant, cette méthode, que nous trouvons très efficace, est parfois perçue par d’autres cultures comme « grossière ». Nous ne voulons pas être impolis.

Connaître nos différences nous permettra de travailler en plus grande harmonie les uns avec les autres. Plonger profondément dans la culture d’une autre personne développera notre empathie et fournira un contexte. Cela nous permet de prendre du recul, d’observer et de réagir de manière plus compréhensive. Cela facilitera également la résolution des conflits potentiels. Tous ces aspects rendent la collaboration beaucoup plus facile et amusante.

C'est pourquoi, en tant que professionnels des réunions, vous devez réfléchir à la manière de préparer et d'éduquer vos participants avant l'événement chaque fois qu'ils rencontreront des cultures différentes, que ce soit sur le plan organisationnel, interpersonnel ou lié au voyage vers la destination hôte.

Commencez à vous préparer !

Tout d’abord, vous devez être conscient des cultures impliquées. Commencez par votre patron, vos parties prenantes et/ou vos clients. Demander:

  • Quels sont les objectifs primordiaux à atteindre ?
  • Qu’est-ce qu’il est important pour eux de réaliser ? À quoi ressemblera le succès ?
  • Qui fait partie de l’équipe avec laquelle vous travaillez et de quoi sont-ils responsables ?
  • Qui seront les décideurs ? Quel est le processus d'approbation ?
  • Qui d’autre doit être impliqué dans les conversations centrées sur les événements et pourquoi ?
  • Qui participera à cet événement ? Quelles sont les catégories de participants ?
  • Pourquoi les participants, les sponsors et les exposants souhaitent-ils s'impliquer dans cet événement ? (Qu’est-ce que cela leur apporte ? Quels problèmes cela résout-il ?)
  • De quel type de données historiques disposez-vous sur les choses qui ont bien fonctionné ?
  • Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Savent-ils pourquoi ?

Les réponses que vous obtiendrez ne seront pas celles que vous pourrez trouver sur leur site Web ou dans les directives de leurs événements. Cependant, ils vous aideront à comprendre la culture. Cela influencera toutes vos prises de décision, du choix de la destination à vos buts et objectifs principaux.

Plongez dans le vif du sujet des organisations impliquées et écoutez et observez attentivement lorsque vous discutez avec les différentes parties prenantes. Que vous disent-ils verbalement et non verbalement ? Remarquez-vous un changement d’attitude ou de comportement lorsqu’ils parlent d’un sujet spécifique ? Qu'est-ce que cela signifie? Déterminez ensuite quoi, pourquoi et comment surmonter ces différents obstacles culturels lorsque vous concevez et organisez votre événement.

Bonne chance! J'espère que vous apprendrez à apprécier nos différences culturelles, car elles améliorent véritablement la vie !

 

Ingrid Rip est une professionnelle polyvalente des conférences et des événements avec une expérience de plus de 25 ans. En tant que consultante, conceptrice d'événements certifiée et formatrice certifiée, elle aide ses clients à concevoir des conférences percutantes, à créer des offres de conférence gagnantes et à améliorer leurs résultats sur le marché dynamique des congrès et des événements. Elle est passionnée par les événements (scientifiques) internationaux et est membre de la communauté des propriétaires indépendants et de petites entreprises de MPI. Les clients comprennent des scientifiques, des associations, des lieux, des bureaux de congrès et des OGD. Pour plus d'informations sur Ingrid, visitez http://www.rrem.nl.

 

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