Par Jessie États
UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL
Accéder et partager des informations entre divers événements, lieux, agences et organisations est un défi, mais nécessaire pour développer une connaissance situationnelle et opérationnelle efficace, et vos informations doivent être « consommables » et « exploitables » pour être utiles. Voici quelques étapes utiles pour établir la communication avec votre équipe de sûreté et de sécurité et comment leur donner les moyens d'évaluer la situation.
Configurer un groupe de courrier électronique ou de texte
Créez un groupe de courrier électronique ou de SMS pour les personnes appropriées afin de garantir le partage d'informations croisées. Utilisez des logiciels de partage d'informations tels que Dropbox, Google Drive ou Sharefile et créez divers moyens de communication avant, pendant et après l'événement pour partager des informations de connaissance de la situation avec le personnel et les participants. Ceci est essentiel pour tout événement ou lieu, quelle que soit sa taille, mais évoluera en fonction de l'événement, de la menace, de l'historique et du nombre d'entités impliquées.
Former tout le personnel et les bénévoles à être observateurs
Formez tout le personnel et les bénévoles à être observateurs et à signaler toute activité inhabituelle/hors de caractère ou inappropriée à leurs superviseurs. Documentez toute la formation. Expliquez des exemples de comportements inhabituels et inappropriés. Incluez le personnel de la circulation/du stationnement, les preneurs de billets, les huissiers, les contrôleurs, le personnel de restauration, l'entretien, les ouvriers de scène, le personnel d'entretien, etc., dans cette formation. Et diffuser (en utilisant tous les supports) « voir quelque chose, dire quelque chose », donnant à toutes les parties prenantes et aux participants un moyen, à qui et comment ils doivent rendre compte.
Envisagez les présentations avant et pendant les événements
Envisagez des présentations, en direct ou par vidéo, au personnel, aux bénévoles et même aux principaux participants avant et pendant l'événement. Proposez différents supports pour signaler des informations (téléphone, site Web, SMS, réseaux sociaux ou individu). Le personnel de première ligne constitue une excellente source de renseignements et d’informations situationnelles. Comme la plupart travaillent sur plusieurs événements, ils remarquent ce qui est hors norme.
Utiliser des agents en civil ou du personnel de sécurité
Utilisez des agents en civil ou du personnel de sécurité qui sont stratégiquement placés dans tout le lieu/l'événement pour observer et signaler. Les équipes de surveillance et de contre-surveillance sont appropriées dans des lieux externes ainsi que dans un lieu pour observer et rendre compte. À utiliser conjointement avec CCTV, si disponible.
Jessie States est directrice de la MPI Academy chez Meeting Professionals International.
