Pourquoi l'audiovisuel dans la planification d'événements est prioritaire sur le service alimentaire

Pourquoi l'audiovisuel dans la planification d'événements est prioritaire sur le service alimentaire

Par Scott Stedronsky

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

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[Cet article a été initialement publié par Chapitre de la région de MPI à Chicago.]

C'est l'une des premières choses sur lesquelles les organisateurs d'événements réfléchissent lorsqu'ils obtiennent le feu vert pour organiser la prochaine grande conférence d'entreprise : quelle nourriture servir aux participants. Parmi les priorités de l’organisation d’un événement, oui, le menu est important, mais pas au tout début.

Bien sûr, en fin de compte, tout compte. Alors que vous construisez et exécutez en sécurisant l'hébergement à l'hôtel, les voyages, les divertissements, les décorations, les tables et tous les autres détails imaginables pour créer une expérience unique, aucun L’un d’entre eux devrait être le point central initial de vos préoccupations en matière de planification.

Première priorité : connaissez votre objectif

Votre événement doit être synonyme d'affaires. Réfléchissez à la raison pour laquelle cet événement est planifié et présenté en premier lieu et comment il soutiendra, renforcera ou modifiera la perception de l'entreprise, en interne ou en externe.

L’entreprise mobilise-t-elle l’équipe commerciale pour l’année à venir ? Vous lancez une nouvelle campagne de produit ou de marque ? Mettre en valeur les réalisations de l’organisation et du personnel ? En fin de compte, chaque événement à fort impact a pour mission de produire un résultat qui tient à cœur à la direction.

Le contenu et le message d'un événement constituent la partie la plus importante des débats. La manière dont elles sont planifiées et exécutées fait la différence entre une présentation d'entreprise banale et prévisible ou une expérience réelle qui laisse une impression durable à vos participants. C'est là que la planification audiovisuelle entre en jeu.

C'est en faisant les choses correctement que vous serez finalement jugé. Et c'est la principale raison pour laquelle il faut déterminer comment vous allez exécuter l'événement.

Alors, avant de consacrer une seconde de plus à réfléchir à autre chose, réfléchissez à la manière dont le message est transmis entre les personnes qui présentent et les personnes qui écoutent, regardent et vivent l’expérience.

Pourquoi l'audiovisuel est important en premier

Pourquoi l'audiovisuel dans la planification d'événements est prioritaire sur le service alimentaire 2

Voici les raisons pour lesquelles l’audiovisuel et la mise en scène d’événements doivent être considérés comme une priorité bien plus importante dans vos priorités de planification d’événements.

La planification audiovisuelle vous aide à comprendre si vous avez seulement besoin d'une réunion… ou si vous avez besoin d'un spectacle. Cela revient aux objectifs de l’événement que nous avons mentionnés. S'entretenir avec un spécialiste de l'événementiel peut vous aider à résoudre les besoins de l'événement. Un rassemblement plus petit signifiera un plan moins impliqué. Plus les enjeux sont importants, plus l’AV devient élaboré et complexe. En fin de compte, le montant investi dans un événement et sa taille dépendent grandement de l’objectif, du public et du budget.

La planification audiovisuelle vous aide à comprendre le lieu. Tous les espaces événementiels ne sont pas créés égaux. Certains sont faciles. D’autres présentent des défis plutôt uniques.

Les sociétés d’organisation d’événements expérimentées insisteront pour une visite guidée du site. L'ajout de ce processus à vos priorités de planification peut révéler toutes sortes de problèmes pour amener un événement au niveau que vous attendez, permettant de planifier des corrections de cap et des alternatives bien avant qu'elles ne présentent des problèmes importants plus tard.

La planification audiovisuelle vous aide à vous organiser. Il existe toutes sortes de guides de planification d'événements destinés aux organisateurs d'événements, mais l'exécution technique nécessite son propre processus. Des spécialistes événementiels de haut niveau organisent étroitement chaque phase de développement et d’exécution. Ils travaillent avec les planificateurs et parcourent l'intégralité du plan de jeu audiovisuel et de mise en scène ainsi que la conception de l'événement, détaillant ce qui se passe avant, pendant et après pour anticiper les défis et éviter toute conjecture.

Ils devraient également fournir preuve de processus. Demandez une procédure de planification et d'exécution du flux de travail visible et démontrable qui organise étroitement chaque étape d'un événement, depuis la conception de la mise en scène, de l'éclairage et du son pour le lieu, jusqu'à la répartition post-événement.

Pourquoi l'audiovisuel dans la planification d'événements est prioritaire sur le service alimentaire 3

La planification audiovisuelle vous aide à établir un budget précis. En comprenant les exigences de l'événement, vous vous armez de l'équipement, des services et du personnel technique précis dont votre événement a besoin, sous contrat dès le départ. Mieux encore, cela élimine les pertes d'équipements manquants ou ajoutés qui peuvent augmenter le coût d'un événement. Cela réduit les frais de main d’œuvre de dernière minute et urgents.

Et tandis que vous vous concentrez sur ce que les spécialistes de l'audiovisuel vous offriront, vous devrez vous assurer que le lieu répond à ses besoins audiovisuels internes. Ces forfaits hôteliers comprennent des équipements et des services dont vous n'aurez pas besoin, avec des frais cachés qui peuvent vous surprendre à la fin de l'événement. Les professionnels de l’audiovisuel peuvent consulter le contrat et fournir des conseils sur la manière de réduire ou d’éviter ces coûts.

Rappelons que rien n'est sans importance lors de la planification et de la réalisation d'un événement. Chaque détail compte, y compris la nourriture. Gardez simplement à l'esprit qu'en donnant la priorité au support audiovisuel dès le début de vos priorités de planification d'événements, vous augmenterez la probabilité d'organiser un événement qui satisfasse l'appétit de tous les participants.

Cet article est apparu pour la première fois sur le blog Stage Right, Inc.

Professionnel de la location et de la mise en scène audiovisuelle.
Directeur chez Stage Right, Inc.

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