Michael Doane est directeur marketing chez CadmiumCD, créateur de la plateforme logicielle myCadmium, une suite primée de produits de gestion de conférences et de salons professionnels. Visitez le blog CadmiumCD pour plus d'articles comme celui-ci.

Je l'entends tout le temps. « Comment commercialiser efficacement mes événements ? » C’est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les planificateurs de réunions. Ils souhaitent améliorer l'adoption des applications, impliquer les participants avec du contenu et sur les réseaux sociaux, et accroître la visibilité de leurs sponsors et exposants.

Passons en revue le processus de création d'un plan marketing événementiel complet.

1. Fixez-vous un objectif

Demandez-vous : « Que mesurerez-vous pour savoir que vous avez réussi ? »

La première étape consiste à créer un objectif. Sans objectif en tête, vous ne saurez pas comment mesurer le succès. Pour notre bien, nous allons utiliser « Augmenter l'adoption des applications » comme exemple.

2. Liste des chaînes disponibles

Demandez-vous : « À quelles chaînes avez-vous accès ? (Avant, pendant et après l'événement) »

Puisque nous essayons d'augmenter l'adoption de l'application à titre d'exemple, je vais répertorier tous les canaux disponibles dont je dispose pour commercialiser mon application événementielle. Ces chaînes comprendront des chaînes numériques et analogiques auxquelles j'ai accès avant, pendant et après l'événement.

Avant l'événement

• E-mail – Je peux envoyer des rappels pour télécharger l'application.
• Médias sociaux – Je peux tweeter sur l'application avec le hashtag de mon événement.
• Annonces numériques – Je peux inclure des annonces sur le site Web de mon événement pour rappeler aux participants de télécharger l'application.
• Vidéo – Je peux créer une vidéo personnalisée qui explique pourquoi les participants doivent utiliser l'application.

Pendant l'événement

• Affichage numérique – Je peux inclure des codes QR qui peuvent être utilisés avec l'application ou les murs de réseaux sociaux qui créent FOMO.
• Assistance sur site – Je peux demander à ma société d'application de fournir une assistance pour rappeler aux gens d'utiliser l'application et les aider s'ils rencontrent des problèmes.
• Gamification – Je peux créer une chasse au trésor avec l'application, incitant encore une fois les gens à télécharger et à utiliser l'application.
• Annonces imprimées – Je peux inclure quotidiennement des informations sur l’application dans mon émission.
• Annonces des conférenciers – Je peux demander aux conférenciers de rappeler aux participants d'utiliser les fonctionnalités de prise de notes et de réponse du public dans l'application.

Après l'événement

• Enquêtes – Je peux utiliser des enquêtes intégrées à l'application pour accroître l'engagement après l'événement.
• Évaluations – Je peux permettre aux participants d'obtenir des crédits CE via l'application et d'évaluer les sessions et les conférenciers.

3. Tirer parti des ressources existantes

Demandez-vous : « Quelles ressources avez-vous déjà créées ? »

Pour notre bien, je vais dire que j'ai un site Web événementiel. Je peux utiliser ce site Web pour promouvoir l'application événementielle. J'ai également une liste de participants, ce qui me permet de créer facilement une campagne par e-mail à l'aide de mon logiciel de gestion d'événements. J'ai également sous-traité l'affichage numérique à une société audiovisuelle, je vais donc en tirer parti pour impliquer les participants avec l'application.

4. Créer des actifs supplémentaires

Demandez-vous : « Qu’est-ce qui vous manque ? Comment allez-vous l’obtenir ?

Pour accomplir ce qui précède, je me rends compte que j'ai besoin de codes QR pour mon affichage numérique, d'un modèle d'e-mail et d'une copie à utiliser pour demander aux participants de télécharger l'application et de publicités pour mon site Web.

J'ai quelques options :

• Je peux utiliser In-House Designers pour créer ces ressources.
• Je peux embaucher une agence de marketing.
• Ou je peux utiliser mes modèles de fournisseur de technologie, si disponibles.

Heureusement, je travaille avec un fournisseur de technologie qui m'a fourni des atouts marketing, j'ai donc accès à des services de conception et à des modèles de base. Ils peuvent m'aider à créer des publicités pour promouvoir l'application sur le site Web de mon événement, ils disposent de modèles d'e-mails avec une copie pré-écrite à envoyer aux participants et je peux créer des codes QR avec mon système logiciel de gestion d'événements, qui peuvent être affichés sur l'affichage numérique. que j'ai loué auprès de mon fournisseur audiovisuel.

5. Lancez votre campagne

Demandez-vous : « Comment allez-vous relier les points et livrer ? Qui le fera ?

Une fois que nous avons tous les atouts en place, l’étape suivante consiste à tout diffuser dans le monde de manière stratégique. Nous voulons pouvoir suivre tous les livrables et savoir qui en est responsable.

Voici quelques ressources que je vais utiliser pour ce faire pendant cette campagne :

• Feuilles de calcul – Idéales pour suivre les livrables et les mesures.
• Logiciel de gestion d'événements – Idéal pour gérer les tâches assignées au personnel, extraire des analyses d'application, collecter les livrables des conférenciers et des exposants et envoyer des communications aux participants concernant l'application.

6. Recueillir des données

Posez-vous la question : « Quels sont vos KPI ? Comment allez-vous collecter des informations à leur sujet ? »

Une fois que nous aurons lancé notre campagne d’adoption d’applications, nous souhaiterons vérifier périodiquement ses performances. Cette étape est directement liée aux objectifs que nous nous sommes fixés lors de la première étape.

Pour voir les performances de la campagne, nous devons comprendre :

• Qui interagit avec les e-mails ? – Nous pouvons envoyer des emails via le outil de communication, puis extrayez des statistiques telles que le taux de clics et les vues pour voir si les participants ouvrent les e-mails et cliquent sur le lien de téléchargement.
• Extraire les statistiques des applications – Je peux afficher les statistiques des applications telles que le nombre d'utilisateurs, les appareils sur lesquels ils se trouvent et les téléchargements de présentations. Je peux également extraire ces informations sur mon ordinateur portable via le tableau de bord de mon logiciel de gestion d'événements.
• Enquêtes et évaluations – Je peux inciter les participants à utiliser l'application en leur proposant enquêtes et évaluations directement dans l'application. Je peux ensuite aller plus loin et envoyer une évaluation post-conférence pour savoir ce que les gens ont aimé et n'ont pas aimé dans la technologie cette année.

7. Analyser et affiner

Demandez-vous : « Comment utiliserez-vous les données pour améliorer votre prochaine conférence ? »

Recueillir des données est une chose. Une fois que nous disposons de toutes ces données, nous devons les analyser et les utiliser de manière significative. Grâce à l'adoption d'applications, par exemple, nous pouvons affiner le message de l'année prochaine et maintenir la tendance à la hausse. Nous pouvons voir à quels e-mails les gens ont bien répondu et comment ils ont utilisé l'application lors de la conférence de cette année. Nous pouvons ensuite diffuser l'année prochaine des messages axés sur ces utilisations sur les canaux les plus utilisés par les participants cette année.

Michael Doane est directeur marketing chez CadmiumCD, créateur de la plateforme logicielle myCadmium, une suite primée de produits de gestion de conférences et de salons professionnels. Visitez le blog CadmiumCD pour plus d'articles comme celui-ci.