Par : Remco Pot, responsable des services aux exposants, RAI Amsterdam

UNE SECTION SPÉCIALE PROPOSÉE PAR RAI AMSTERDAM

De nombreux exposants trouvent la préparation d'une exposition un véritable défi. Cela prend du temps, ajoute à leur charge de travail habituelle et s'accompagne de toutes sortes de problèmes détaillés tels que la détermination du nombre de kilowatts nécessaires. Heureusement, les organisateurs peuvent faire beaucoup pour alléger la charge. Responsable services exposants, Remco Pot vous propose quatre conseils en or pour rendre la vie de vos exposants la plus agréable possible.

Les exposants valent leur pesant d’or

Les exposants constituent l’épine dorsale de chaque exposition et un élément de financement majeur pour de nombreuses conférences. Raison de plus pour s’assurer de leur satisfaction. Les exposants peuvent être apaisés par de nombreux visiteurs de qualité et des réunions productives qui donnent lieu à des pistes intéressantes. Mais les préparatifs… Il y a tellement de questions à considérer pour les exposants : le nombre de pieds carrés, le type de construction du stand, l'électricité, l'informatique, la moquette et peut-être même les cafetières, les plantes ou les hôtesses. Ce n’est pas une tâche quotidienne pour la plupart des exposants et préparer un stand ne fait pas partie des activités les plus populaires. En tant qu'organisateur, vous pourriez avoir intérêt à rendre leurs préparatifs aussi simples que possible. Cela abaissera le seuil de participation, réduira le stress et augmentera le retour sur investissement, ce qui augmentera les chances que les exposants reviennent pour la prochaine édition.

Comment rendre les exposants heureux

Soulager les exposants est l'activité principale de RAI Exhibitor Services. Nous proposons quelque 80 services différents à plus de 17 500 exposants lors d'une centaine d'événements par an. Il y a d'abord eu un manuel de l'exposant physique, puis un manuel numérique et maintenant nous utilisons un portail d'exposant, où les exposants peuvent commander en ligne les articles dont ils ont besoin. Mais il y a toujours place à l'amélioration, c'est pourquoi nous nous demandons chaque jour comment rendre nos exposants heureux. Nous aimerions partager ici certaines de nos idées avec vous.

1. Clarté et soutien

Les exposants souhaitent savoir qui est leur interlocuteur pour diverses problématiques. Cela peut paraître évident, mais dans la pratique, ce n’est pas toujours le cas. Bien entendu, les exposants préfèrent commander tous leurs articles et obtenir des réponses à toutes leurs questions à partir d'un point central, mais ils sont bien conscients que cela n'est pas toujours possible. Ne vous inquiétez pas de leur donner quatre points de contact différents, à condition de vous assurer de communiquer clairement et que les interlocuteurs sont suffisamment compétents pour fournir des conseils appropriés. Après tout, les questions qui leur seront probablement posées incluent la quantité d'électricité nécessaire lorsqu'un exposant souhaite disposer d'un réfrigérateur, d'un écran, d'une cafetière et de trois ordinateurs portables sur son stand.

Les organisateurs doivent également fournir un numéro de téléphone central que les exposants peuvent appeler s'ils ont d'autres questions ou s'ils ne savent pas à qui s'adresser pour un problème spécifique.

2. Packages de démarrage standardisés

L'exposant moyen ouvrira le manuel ou le site Web, verra dix options différentes en matière de moquette, d'éclairage et de mobilier et reportera immédiatement sa décision. Le premier pas est toujours le plus difficile. Il est donc judicieux de prévoir un ou plusieurs « packs de démarrage » : un stand uniforme avec, par exemple, de la moquette gris foncé, deux prises électriques et un service standard d'enlèvement des déchets. Cela aide les exposants à prendre un bon départ et leur permet de se concentrer sur l'expansion et les extras. Ce que comprend le forfait standard dépend clairement de l’exposition. Certains événements comportent une construction de stands uniforme à 80 pour cent, tandis que d'autres comportent principalement des concepts de stands uniques. Le principe est toujours le même : un ou plusieurs packs de démarrage aideront vos exposants dans leur démarche.

3. Visualisation et conseils

Alors, de quoi ont besoin les exposants ? Quelle doit être la taille de leur stand et de quoi ont-ils besoin à l’intérieur ? Surtout pour les exposants inexpérimentés, il peut être très utile de visualiser un stand. Au RAI, nous utilisons un plan 2D et une impression 3D pour une construction uniforme des stands. De plus, les exposants recherchent souvent des conseils : cet ensemble de sièges convient-il à ce coin et quelle taille d'écran est idéale pour cette démonstration ? Les collaborateurs du Service Exposants se feront un plaisir de répondre à ces questions. Pour nous, cela peut paraître évident, mais pour la plupart des exposants, cela ne l'est pas. Réfléchissez à la mesure dans laquelle votre site et/ou vos fournisseurs peuvent fournir des visualisations et des conseils et conclure des accords clairs. Pour les grands comptes ou les nouveaux exposants, vous souhaiterez peut-être conclure des accords pour des conseils plus proactifs et détaillés.

4. Communication et rappels en temps opportun

Plus tôt un organisateur aura tout mis en ordre, plus vite vous pourrez communiquer et plus vite les exposants pourront se mettre au travail. Faites des listes de contrôle appropriées et créez un bon aperçu des fournisseurs et des délais. Passez également des accords avec le lieu et les fournisseurs pour publier des rappels et éviter que quoi que ce soit ne soit oublié.

Coopération entre les organisateurs et le lieu

À chaque exposition, nous rencontrons quelqu'un à un stand pendant la préparation, l'air paniqué et feuilletant les papiers à la recherche d'un document particulier. « N'avons-nous pas commandé des chaises ? Personne n’a commandé de chaises ? Il n’y a aucun moyen d’empêcher que cela se produise. Mais si l'organisateur et le site concluent des accords appropriés, commencent à l'heure, fournissent un bon package de démarrage et posent les bonnes questions, nous pouvons soulager une partie du stress de nos exposants. Ce faisant, nous facilitons au maximum les préparatifs et leur permettons de se concentrer entièrement sur l’exposition elle-même.