par Trisha Richards

Rares sont ceux qui contesteraient la règle d’or du marketing : connaître votre public. Avec millénaires devenant le la plus grande génération en Amérique du Nord effectif l'année dernière, des professionnels des réunions perspicaces mettent l'accent sur l'expérience de destination et l'impact social de leurs activités planifiées pour augmenter la fréquentation et le contentement des événements.

Les millennials ont souvent soif d'aventures culturelles, selon American Express dans son Prévisions mondiales des réunions et événements 2016 rapport. Ils sont également motivés par le fait de « faire le bien » et de laisser un endroit meilleur qu’ils ne l’ont trouvé, indique le rapport.

Ce récent changement de localisation dans la promotion et la planification d'événements crée une formidable opportunité pour les organisateurs de réunions de bénéficier d'une collaboration avec l'agence de tourisme locale d'une ville hôte.

« L'histoire de la destination peut être un facteur très puissant dans la décision d'un délégué d'assister à une réunion, mais elle est plus puissante lorsqu'elle est racontée par l'organisateur de la réunion ou l'organisation hôte à ses propres délégués », explique Andrew Weir, vice-président exécutif et directeur du marketing, Tourisme Toronto. "Nous avons trouvé des moyens d'améliorer les partenariats avec les planificateurs en leur fournissant du contenu et des opportunités qui leur permettent de diriger les communications avec leurs délégués, tout en leur apportant un soutien considérable."

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Un de ces partenariats décrit par Weir a prospéré entre Tourism Toronto et le Confédération internationale des sages-femmes (ICM) à Prague en 2014 lors de la réunion mondiale de l'ICM. En plus de partager un espace d'exposition avec l'association hôte du congrès triennal de l'ICM 2017, Association canadienne des sages-femmes (ACD), Tourism Toronto a parrainé un voyage tous frais payés au prochain congrès mondial à Toronto pour une sage-femme chanceuse qui, autrement, n'aurait peut-être pas eu les moyens de voyager à l'étranger. Le forfait, rempli d'expériences à Toronto et d'avantages d'accès spécial, a été présenté sur scène lors de la cérémonie d'ouverture à tous les délégués.

« Non seulement la présentation a été une publicité pour notre région, mais elle a contribué à faire de Toronto une partie de l'attrait de ICMC'est la prochaine réunion », déclare Weir.

Les sages-femmes ont été encouragées à remplir des cartes d’intérêt pour le congrès 2017 en échange de leur participation à une loterie pour gagner le gros prix. La gagnante, une sage-femme de Monrovia, au Libéria, a été annoncée à la clôture du congrès de 2014.

« Nous avons pu recueillir des centaines, voire quelques milliers, de participations au tirage au sort », explique Tonia Occhionero, directrice générale de l'ACD. « Le tirage au sort, imaginé par Tourism Toronto, était de loin le meilleur incitatif pour attirer les gens à notre stand.

Il ne s'agit pas de ce que les délégués peuvent faire pour la ville mais de ce que la ville peut faire pour les délégués.

Le rapport de la réunion d'American Express prévient qu'une fois que les délégués ont adhéré à l'histoire de la destination, ils s'attendent à être inclus dans le récit à leur arrivée. Tourism Toronto a trouvé un moyen astucieux d'autoriser les participants à l'édition 2016 Conférence internationale de l'Association Alzheimer (AAIC) pour pénétrer à Toronto (littéralement).

Reconnaissant que le violet signifie la conscience d'Alzheimer, Tourism Toronto a fait construire une version géante et violette du panneau de Toronto à l'intérieur du Palais des congrès du Toronto métropolitain où l'événement a eu lieu.

«Les délégués se sont placés devant, autour et même à l'intérieur pour prendre des photos», explique Weir. « Le panneau reliait Toronto à leur cause de manière très directe. »

En collaboration avec le Société Alzheimer du Canada, AAIC et plusieurs autres partenaires, Tourism Toronto a mis au point une autre méthode intéressante (mais plus subtile) pour impliquer les délégués de la conférence dans une expérience authentique à Toronto.

Parallèlement à la réunion, les organisations ont organisé un art eexposer au InterContinental Toronto Centre— l'un des hôtels hôtes à côté du Centre des congrès — qui présentait des œuvres d'art créées par des Torontois et des Canadiens atteints de démence, des partenaires de soins et des chercheurs. Titré Œuvres d'art : changer le discours sur la démence, l'exposition est devenue une histoire virale qui s'est déroulée tout au long de la conférence, obligeant les délégués à prendre le temps de la visiter.

« Il ne s'agissait pas uniquement des grandes icônes de Toronto », explique Weir. "C'est un véritable lien avec la communauté locale concernée qui a fait de l'exposition d'art un puissant attrait pour les délégués participant à la conférence."

Fusionner le contexte avec le contenu

Dans l'avenir du marketing événementiel, la frontière entre le contenu et le contexte peut devenir floue, mais il est important de réaliser que le contenu d'une réunion doit toujours être la première priorité d'un organisateur, note Weir.

« Le contenu de la réunion est ce qui doit faire la différence pour les délégués », dit-il. « Mais le contexte plus large et le lieu où se déroule l'événement sont également importants et peuvent faire la différence entre les délégués qui choisissent d'y assister ou non. en étroite collaboration avec les planificateurs pour intégrer le meilleur de la destination dans leurs stratégies marketing.

La collaboration avec son bureau de tourisme local a joué un rôle déterminant dans la promotion de l'AAIC, souligne Debbie Benczkowski, directrice des opérations de la Société Alzheimer du Canada. « Nous apprécions vraiment le partenariat de Tourism Toronto et nous sommes impatients de travailler avec eux à l'avenir », ajoute-t-elle.

Consultez le site de Tourisme Toronto blog d'événements d'affaires pour plus de tendances en matière de réunions, d'actualités et d'outils utiles.

Trisha Richards est un écrivain indépendant spécialisé dans le journalisme spécialisé, le contenu marketing et de communication d'entreprise, les réunions et événements, ainsi que la technologie événementielle. Ses opinions sont les siens. Connectez-vous avec elle via son site Web : www.writereaction.ca

Photos de l'AAIC, gracieuseté d'Alexander Mcavoy, Société Alzheimer de l'Ontario