Par Nancy Drapeau, RPC, directrice de recherche, CEIR

Lorsqu’il s’agit d’expositions interentreprises, de nombreux organisateurs accordent une attention particulière au côté exposants de l’équation, et pour cause. Il s’agit souvent de la principale source de revenus d’un événement. Cependant, afin de maintenir et de développer une base d’exposants, il est essentiel de maintenir et de développer une base de participants de qualité.

En reconnaissance de la valeur et de l'importance des efforts des organisateurs d'expositions pour fidéliser les participants, le conseil d'administration du CEIR a approuvé la mise en service du Étude sur la rétention des participants. Cette initiative examine de près les efforts de fidélisation des participants engagés par les plus grands salons professionnels aux États-Unis. La raison pour laquelle on étudie ce groupe d’organisateurs d’expositions est que les événements les plus importants, en raison de leur taille, sont des leaders de l’industrie et que leurs stratégies et leurs efforts leur ont apporté le succès.

Dans ce blog, permettez-moi de discuter de l'étendue des efforts de suivi de la fidélisation des participants découverts dans cette étude et des réflexions sur les mérites du suivi de la rétention des organisations de participants.

Selon cette étude du CEIR, un pourcentage élevé, soit 77 pour cent des personnes interrogées, les organisateurs d'expositions les mieux classés, suivent la fidélisation des visiteurs. La plupart de ces organisateurs, soit 98 pour cent, suivent la rétention des participants individuels. Moins de 48 pour cent suivent la fidélisation des participants au sein de l'organisation.

Je pense que NE PAS suivre la rétention des organisations des participants est une opportunité manquée. Pourquoi un organisateur devrait-il se soucier de la fidélisation des participants ? Voici quelques raisons pour lesquelles cela vaut la peine de le faire pour votre événement :

• Un organisateur doit certainement se soucier de la fidélisation parmi les organisations de référence, les organisations « acheteurs clés » avec lesquelles les exposants ont hâte d'entrer en contact. Communiquer un pourcentage plus élevé de rétention/participation des organisations de participants de premier plan qui représentent la plus grande part du pouvoir d'achat dans les secteurs cibles est une histoire puissante à promouvoir auprès des exposants existants et potentiels.
• La fidélisation des organisations de participants est utile à suivre pour les secteurs où l’univers des participants possibles est restreint. Ils ne créeront peut-être jamais une masse critique de personnes parcourant un espace d’exposition, mais la présence régulière d’organisations de secteurs convoités a un impact ; une autre bonne raison pour laquelle les entreprises devraient exposer à votre événement à chaque édition, en particulier lorsque ces professionnels sont très difficiles à atteindre.
• Le quatrième rapport de cette étude du CEIR  documente que de nombreux participants, 67 pour cent, viennent avec d'autres personnes de leur organisation et que beaucoup d'entre eux ont des objectifs ou des activités de groupe. Comprendre quels sont ces objectifs et soutenir leurs activités pour les aider à vivre des expériences réussies permet de forger une relation plus profonde avec ces organisations participantes. Les organisateurs qui offrent des commodités à ces organisations de participants affirment que cet effort est très efficace pour susciter une fréquentation répétée.

Pour les lecteurs intéressés à en savoir plus sur les résultats de cette étude, visitez : http://www.ceir.org/attendee-retention-insights