Cet article écrit par Doug Ducate, CEM, CMP
Président et CEO
CEIR

À mesure que les grandes expositions se développent, prospèrent et génèrent de plus en plus de revenus, il est tout à fait naturel que les organisateurs trouvent de nouvelles façons de dépenser leur argent. Il s'agit souvent d'améliorer l'environnement temporaire du centre de congrès et la qualité de vie du personnel avec des choses comme davantage de voitures de location, de chambres d'hôtel à occupation simple, etc. Lorsqu'un ralentissement économique survient et qu'il y a un besoin d'économies, les organisateurs doivent réagir comme les ministères du gouvernement américain ont dû réagir à la séquestration. La différence est que le gouvernement n'a pas suivi notre méthodologie.

Lorsque j'étais directeur général de l'Offshore Technology Conference (OTC), qui était autrefois la plus grande réunion et exposition annuelle aux États-Unis, nous avons connu à la fois la joie de la croissance et l'agonie du déclin. Mais nous étions prêts après avoir produit ce que nous appelions un plan de réduction des coûts en trois phases.

La première phase consistait à éliminer tous les excès que personne en dehors du personnel ne remarquerait probablement. Cela comprenait le doublement du personnel dans les chambres d'hôtel, le covoiturage jusqu'au centre de congrès, la réduction du coût des brochures en quadrichromie, des brochures pop-up et d'autres outils promotionnels sophistiqués.

La deuxième phase impliquait des mesures d'économies que les personnes proches de l'événement, comme les coordonnateurs de stands d'exposition, les dirigeants de l'organisation et les membres du conseil d'administration, remarqueraient probablement. Le mobilier de bureau comme les canapés, les tables de bout et les lampes ainsi que les bureaux et chaises de luxe ont été remplacés par des tables drapées et des chaises de centre de congrès ou d'entrepreneur. Le service de restauration continu dans certaines zones a été réduit ou supprimé. Les indemnités journalières du personnel ont été réduites, les budgets de divertissement ont été réduits et seules les affiches nécessaires ont été commandées.

La phase trois comprenait des éléments que tout le monde remarquerait, tels que l'élimination de quatre panneaux linguistiques, l'élimination des scènes drapées dans les salles de réunion, l'élimination d'un programme de télévision en circuit fermé diffusé dans les hôtels et dans le hall, et éventuellement l'élimination des tapis dans les allées. Heureusement, nous n'avons jamais atteint la troisième étape, mais nous sommes arrivés à la deuxième étape, et nos sociétés exposantes nous ont dit qu'elles appréciaient les réductions de coûts qu'elles pouvaient voir mises en œuvre.

Si seulement les ministères avaient réagi de la même manière face à la séquestration. N'auriez-vous pas envisagé de réduire votre budget voyages de $28 millions avant de supprimer les effectifs des contrôleurs aériens ? Et mettre les gardes du parc en congé et fermer les parcs nationaux au public est-il vraiment la meilleure chose qu'ils puissent faire pour réduire les coûts du département des parcs ?

Mais si vous étiez chef de service, qu’auriez-vous fait ? Vous avez utilisé l’approche OTC et réduit les coûts sur des articles que personne d’autre ne connaîtrait ? Ou voudriez-vous envoyer un message dur au peuple américain : cela coûte ce que cela coûte, et si vous n’êtes pas prêt à payer, vous allez souffrir ?

Alors que notre nation et le Congrès luttent contre les conséquences de la séquestration telle qu’elle est pratiquée, soyez honnête : que feriez-vous si vous étiez aux commandes ? Je sais ce que je ferais, mais je préfère vous entendre d'abord.

Pour un aperçu complet de l'état actuel du secteur des expositions, avec des prévisions jusqu'en 2015 et un scénario alternatif en cas d'assouplissement de la séquestration et/ou de conclusion d'un grand accord, rendez-vous sur la page Rapport sur l'indice CEIR.