Por Molly Marsh, CMP

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Para muchos en la industria, “Diseño de Experiencia” se ha convertido en sinónimo de producciones grandes y extravagantes, interacción basada en inteligencia artificial y tecnología, y entornos hiperpersonalizados creados para lograr el efecto "sorpresa". Ciertamente no hay duda de que entrar en un castillo interior construido con hielo, iluminado por copos de nieve proyectados y con un holograma de Ana y Elsa sería increíblemente atractivo y memorable*... pero para la mayoría de nosotros en el mundo de las asociaciones, nuestro presupuesto nunca nos lo permitirá. elaborar algo de esa escala.

La buena noticia es que diseñar una experiencia de evento atractiva y con un propósito no tiene por qué arruinar el banco, especialmente cuando utilizamos lo que sabemos sobre cómo nuestros cerebros adultos encuentran significado a nuestras experiencias.

Neuronas que se disparan juntas, se conectan juntas

Consolidar el aprendizaje y almacenar información en la memoria a largo plazo requiere algo más que escuchar, ver o experimentar algo una vez. A medida que nuestras sinapsis activan neuronas entre ellas, se establecen conexiones fuertes, y estas conexiones se fortalecen aún más cuando el cerebro construye esta nueva información a partir de recuerdos, emociones y sentidos existentes. Por eso la luz, la música y otros componentes de una reunión son tan importantes. Si utiliza todos sus sentidos, es más probable que se involucre en el momento y también que capture y mantenga esa experiencia para poder recurrir a ella más tarde.

Incluso si su presupuesto no permite grandes exhibiciones de luces, una iluminación LED simple y asequible que utiliza el color para evocar emociones puede ser de gran ayuda. Además, la música, la comida y la narración de historias son excelentes formas de conectar a las personas con recuerdos y momentos importantes de sus vidas. Usar una canción que lleve a las personas a la infancia o pedirles que hablen sobre su almuerzo escolar favorito son formas sencillas (y gratuitas) de fomentar el compromiso y la interacción entre los participantes que realmente pueden ayudar a que su experiencia sea más significativa y memorable.

¿Qué hay para mi ahí dentro?

No es el grito de guerra de una generación con derechos, sino simplemente cómo funciona el cerebro adulto. El verdadero aprendizaje sólo ocurre cuando se puede aplicar nueva información a lo que ya sabemos, por lo que conectarse con la experiencia de una audiencia particular en realidad hace que la información signifique más. La tecnología asequible, como las encuestas en línea, puede permitir a los oradores y presentadores hacer preguntas a los participantes y comprender la experiencia y los conocimientos que aportan. Luego, basándose en eso, el orador puede aplicar su contenido a la experiencia de los participantes.
Si las personas que asisten a una sesión pueden comenzar a establecer conexiones entre sus propias experiencias y lo que se presenta, es más probable que participen, presten atención y puedan recordar la información cuando lleguen a casa. Aún mejor, y más rentable, es incluir sesiones u oportunidades en el programa para compartir información entre pares.

Ya sea estructurado y formal, como una actividad basada en debates o un concepto de espacio más abierto, la oportunidad para que los participantes dicten la dirección de la conversación y se hagan preguntas unos a otros ayuda a personalizar la experiencia para cada participante. Emplee más facilitadores y menos oradores tradicionales en su programa y, de hecho, generará una mayor participación entre los participantes y les brindará conexiones más sólidas para poder usar y aplicar la información aprendida más adelante.

¡Dáme un respiro!

No gastes grandes cantidades de dinero en trucos y actividades de participación durante los descansos, la sobrecarga de información puede en realidad obstaculizar la experiencia de aprendizaje y desconectar a los participantes. Esto se debe a que incluso los extrovertidos necesitan un descanso para que sus cerebros procesen verdaderamente la información que se les presenta. Cuando abrumamos nuestras reuniones con opciones, elecciones y actividades, es posible que en realidad estemos socavando la capacidad de nuestros asistentes para comprometerse con lo que será más significativo para ellos.

Por supuesto, es tentador descartar muchas cosas para que haya "algo para todos", pero hacer buenas preguntas a los asistentes sobre lo que es más importante para ellos (y luego centrarse en eso) puede ahorrarle dinero y aumentar la participación. Los verdaderos descansos son fundamentales para tener un cerebro comprometido... y el tiempo libre es GRATIS.

¿Entonces, qué piensas? ¿Qué estrategias de participación de bajo costo y alto impacto probarás para tu próximo evento?

*Para responder a tu pregunta, sí, llevo semanas jugando con los juguetes de Frozen 2 y escuchando la banda sonora gracias a mi hija de tres años. Disney es actualmente mi única fuente de referencias de la cultura pop.

Molly C. Marsh, CMP, es directora de la Asociación Nacional para la Salud Conductual Infantil en Lexington, Kentucky.