Por Jessie Estados
UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL
La gestión de multitudes es una función crítica de su planificación de eventos de seguridad y protección, y es importante estudiar los patrones de flujo dentro y alrededor de sus lugares para identificar métodos manejables para evitar la aglomeración en cualquier lugar. Analiza los tiempos de llegada de tus asistentes, cómo llegan y qué traen. Realice encuestas a medida que llegue la gente y pregúnteles dónde estacionaron, cómo llegaron (lanzadera, transporte público) y cuánto tiempo hicieron cola.
Monitorear y reaccionar ante el movimiento de la multitud reducirá la congestión y mejorará la experiencia de los asistentes. Le ayudará a planificar mejor el movimiento eficaz de las personas mediante eventos, evacuación y refugio en el lugar. Y limitará su responsabilidad.
Recuerde que lo predecible se puede prevenir. Anticípese a los desafíos de las multitudes y cuente con personal capacitado y procesos para la rápida difusión de instrucciones específicas para prevenir y mitigar problemas potenciales.
Hay tres influencias principales sobre el comportamiento de la multitud (DIM).
- DISEÑO:Áreas del sitio, diferentes usos del espacio, multitudes estáticas o en movimiento, capacidad, tasas de flujo de entrada/salida, normal y de emergencia.
- INFORMACIÓN:Señalización, mapas, redes sociales, informes de noticias, sistemas de comunicación del sitio, información normal y de emergencia.
- GESTIÓN:Proceso, procedimientos, sistemas de comunicación, cadena de mando, situaciones normales y de emergencia y transmisión de información a los responsables de la seguridad pública.
También hay tres fases principales de movimiento/comportamiento de multitudes (ICE).
- ENTRADA: Entrada, colas, control, diseño de barreras, información, gestión, caudales, perfiles de llegada, detección temprana de problemas.
- CIRCULACIÓN: Desplazamiento, colas, diseño, información/señalización, gestión, planificación de contingencias, señales de alerta
- SALIDA: Salida, caudales, tiempos de salida, congregación. Normal y emergencia, señales de alerta
En última instancia, desea que su plan de gestión de multitudes aborde lo siguiente.
- Asegúrese de que las salidas estén marcadas, que las puertas de salida estén operativas y que todos los caminos de salida estén libres de obstáculos.
- Garantizar que las alarmas contra incendios, los sistemas de rociadores y la iluminación de emergencia estén operativos.
- Asegúrese de que los carriles contra incendios no estén obstruidos
- Establecer un plan de notificación de emergencia, que incluya cómo se notificará a las personas y quién entregará el mensaje.
- Asegúrese de que los pasillos y otras rutas de salida permanezcan despejados durante todo el evento.
- Identificar posibles espacios y eventos donde se aplicarían los requisitos de gestión de multitudes.
- Desarrollar un programa de capacitación simple y una lista de verificación para ser utilizada por los administradores de multitudes.
Lista de los 10 principales códigos de conducta
A medida que los acontecimientos se convierten cada vez más en asuntos internacionales, establecer, comunicar y hacer cumplir códigos de conducta se ha vuelto más importante que nunca. Estas son las reglas de comportamiento aceptable e inaceptable para los asistentes a sus reuniones y eventos, y son una parte fundamental del proceso de planificación de seguridad para sus reuniones y eventos. Aquí hay 10 consejos para crear y utilizar un código de conducta para sus reuniones y eventos.
- Incluya un código de conducta en el programa del día de su evento y en línea.
- Coloque carteles siempre que sea posible y sea coherente con el cumplimiento de su política.
- Aliente y proporcione una plataforma/mecanismo para que sus asistentes denuncien violaciones (esto evitará confrontaciones y disuadirá actos continuos de comportamiento inaceptable/disruptivo).
- Involucrar a todas las partes interesadas (administración del lugar, personal del evento, asistentes) en el proceso de establecimiento del código para garantizar la aceptación.
- Establezca estándares, cúmplalos y responsabilice a los infractores.
- Sea justo y coherente en todos los ámbitos al hacer cumplir las violaciones de códigos/políticas.
- Publicitar y hacer cumplir sanciones por conducta inapropiada.
- Crear conciencia sobre lo que es aceptable y lo que no lo es.
- Comunicarse antes y durante el evento.
- Establezca expectativas consistentes independientemente de la ubicación.
Jessie States es la directora de la Academia MPI de Meeting Professionals International.