Por María Lenhart

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Con la industria de viajes tambaleándose por los efectos del coronavirus, que la Organización Mundial de la Salud ha considerado una emergencia sanitaria global, ¿qué preocupación deberían tener los profesionales de reuniones por sus implicaciones para los próximos eventos?

Hasta el 2 de febrero, hay más de 14.000 casos confirmados de coronavirus en China, incluidas 304 muertes. Fuera de China, hay más de 150 casos confirmados, incluidos nueve en Estados Unidos, con una muerte (en Filipinas).

Decenas de aerolíneas comerciales han reducido o suspendido vuelos a China, y las principales cadenas hoteleras, incluidas Accor, Hilton, Hyatt, Marriott e InterContinental, han dicho que permitirán que los viajeros chinos o las personas que habían planeado viajar a China cancelen sus reservas sin cargo. visitar China. Empresas como Google y Facebook han prohibido los viajes al país, mientras que minoristas internacionales como Starbucks y Apple han cerrado sus tiendas allí.

El gobierno estadounidense anunció el viernes que impondrá una prohibición de viajar durante 14 días a todos los visitantes procedentes de China, independientemente de su nacionalidad. Los ciudadanos estadounidenses que lleguen desde Wuhan, donde se centra el brote, tendrán que someterse a una cuarentena obligatoria de 14 días a su llegada, mientras que aquellos que viajen a otras partes de China se enfrentarán a controles y seguimiento.

El experto en seguridad de eventos Alan Kleinfeld (Capítulo de Carolinas de MPI), quien ha trabajado en el Grupo de Trabajo de Gestión de Riesgos y Seguridad de MPI, aconseja a los organizadores de reuniones monitorear la situación, pero no reaccionar exageradamente a la cobertura generalizada de los medios y las redes sociales en torno al brote de coronavirus.

"Con mucha frecuencia vemos algo en las noticias y nos asustamos, pero la realidad es que solo ha habido un puñado de casos de coronavirus en los EE. UU. y ninguna muerte", dice Kleinfeld, director de Arrive Conference Solutions en Charleston, Carolina del Sur. “Compárese eso con el hecho de que 37 millones de estadounidenses contrajeron la gripe el año pasado y 36.000 murieron a causa de ella: es una situación peligrosa que hemos normalizado. Por supuesto, lo que asusta al coronavirus es que todavía no sabemos cómo combatirlo”.

Para los planificadores de reuniones con próximos eventos en Asia o reuniones internacionales con asistencia global, Kleinfeld recomienda mantenerse alerta a los últimos desarrollos y sentar las bases para las comunicaciones con los asistentes.

"Si tiene una reunión próxima que atrae a asistencia internacional, querrá estar al tanto de las regulaciones que enfrentan las personas si vienen a los EE. UU., incluido cualquier control adicional que puedan encontrar en los aeropuertos", dice. "Querrá asegurarse de que los asistentes los conozcan".

Para próximas reuniones en el extranjero, especialmente en la región de Asia/Pacífico, Kleinfeld recomienda preparar un plan de comunicación con los asistentes para mantenerlos al tanto de cualquier cambio que pueda afectar su viaje al destino.

Si hay motivos para creer que la reunión podría descarrilarse por completo, ¿existen formas de proteger la inversión?

“Mucho dependerá del contrato con el lugar y de qué tan lejos esté del lugar donde se propaga el coronavirus y si las aerolíneas suspenden los vuelos”, dice Kleinfeld. "Debe comunicarse con el lugar y ver si puede posponer la reunión sin penalización".

Fuentes primarias

Al determinar si el coronavirus o cualquier otra situación es lo suficientemente grave como para cancelar un evento, Kleinfeld dice que es esencial consultar fuentes primarias en el destino en lugar de simplemente seguir los titulares, que a menudo pintan una imagen distorsionada.

Nancy Zavada, fundadora de MeetGreen en Portland, Oregon, descubrió que esto es cierto en una reunión reciente en Macao y Hong Kong durante el apogeo de las turbulentas protestas.

"Lo que aprendimos es la diferencia entre inteligencia e información: no depender de los medios de comunicación ni de las redes sociales, sino consultar a agencias gubernamentales y socios sobre el terreno que realmente saben lo que está pasando", afirma. “No tuvimos ningún problema en Hong Kong. El sensacionalismo puede ser ridículo”.

Proactivo, no reactivo

Kleinfeld, junto con la educadora de reuniones Joan Eisenstodt (Capítulo Potomac de MPI), cree que el coronavirus es una “llamada de atención” que señala la necesidad de que la industria de reuniones sea proactiva en lugar de reactiva ante crisis de cualquier tipo.

"Hay medidas que siempre deberíamos tomar para proteger a los asistentes", dice Eisenstodt, señalando que crisis anteriores, como la epidemia de SARS a principios de la década de 2000, deberían haber provocado precauciones permanentes. “Muchas de ellas son cosas habituales que pueden parecer tontas pero no lo son en absoluto: proporcionar toallitas húmedas de calidad hospitalaria, recordar a las personas que se laven las manos y que se abstengan de abrazar o estrechar manos. Puedes hacerlo con firmeza pero con algo de humor desde el escenario principal”.

Eisenstodt y Kleinfeld también creen que es esencial que los planificadores examinen los hoteles y otros lugares sobre sus prácticas sanitarias.

"Todos debemos preguntar más a nuestros proveedores sobre lo que están haciendo, no sólo con respecto al coronavirus sino con todas las gripes y otras enfermedades", dice Eisenstodt. “Por ejemplo, ¿tienen desinfectantes para manos, ofrecen vacunas contra la gripe a sus empleados? Como planificadores, debemos hacer preguntas difíciles y hacerles saber a los hoteles lo importante que esto es para nosotros. No podemos adoptar un enfoque de avestruz”.

Aprender más acerca de seguridad del evento y descargar MPI Guía esencial para la seguridad y protección de eventos.

Se ofrecen más recursos relacionados con el coronavirus y su impacto en las reuniones a través del Consejo de la industria de eventos.

Maria Lenhart es ex editora de múltiples publicaciones de la industria de reuniones y eventos, y ha ganado numerosos premios por redacción de viajes, incluido un prestigioso premio Lowell Thomas de la Sociedad de Escritores de Viajes Estadounidenses.