Por Allan Lynch

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Existe un dilema digital en el sector de las reuniones. No se trata de aplicaciones para eventos o de una mejor tecnología de presentación: es más básico. Es la incapacidad de los sitios web de los proveedores para proporcionar información útil y precisa.
Recientemente, Marriott y Radisson anunciaron planes para nuevos sitios web orientados a reuniones, pero ¿proporcionarán esos sitios los detalles que los planificadores y las casas de incentivos necesitan o, como tantos otros sitios web de hoteles, centros de convenciones y otros lugares, no darán en el blanco?
Las reuniones representan entre el 30 y el 40 por ciento del negocio de un hotel, pero la información que necesitan los planificadores y las casas de incentivos a menudo se trata con desdén en los sitios web. Y los materiales colaterales impresos y digitales no complementan los sitios web.

Precisión del sitio web del proveedor

Muchos sitios web de proveedores son inexactos, carecen de información esencial (como el número de habitaciones), son difíciles de navegar (el espacio para reuniones está oculto debajo de las bodas) y pasan por alto los beneficios locales que podrían ayudar a estimular el interés en una propiedad en particular.

Estos descuidos y errores pueden estar codificados por la consolidación de la propiedad, que extiende un error cometido en una propiedad a toda la marca y a todas las banderas dentro de la cadena.

Lo noté por primera vez hace varios años haciendo un proyecto a nivel nacional. La investigación requiere que contactemos directamente con propiedades y destinos. A veces, para calificar una propiedad, yo, al igual que los planificadores, conecto los neumáticos en línea para ver si cumplen con los estándares de nuestros lectores. Para ese proyecto nacional hice clic en 128 sitios web. Sólo 11 tenían información en la que podía confiar.

Hay una asombrosa cantidad de inconsistencia en los datos sobre el destino y la propiedad. Por ejemplo, en una inspección del sitio en septiembre, el director de ventas me dijo que tenían 725,000 pies cuadrados de espacio para reuniones y eventos. Sin embargo, la hoja informativa del kit de prensa decía que tienen “600,000 pies cuadrados de espacio flexible para reuniones, convenciones, exhibiciones y espacios previos a eventos”. El sitio web de la propiedad enumeraba 757,478 pies cuadrados, mientras que el sitio de su organización de marketing de destinos mostraba "más de 700,000 pies cuadrados". Cvent enumeró su espacio total para reuniones como “>100,000 pies cuadrados”.

En cuanto a los establecimientos de alimentos y bebidas, la hoja informativa de la propiedad enumeraba 17 restaurantes y salones en el lugar, mientras que una brillante guía de complejos turísticos enumeraba 13 en una página y 19 en otra. El sitio web decía 15. Tantos números, tanta inconsistencia.

Me pregunto si algunos directores de ventas alguna vez leen sus sitios web. Al investigar un artículo sobre reuniones en la montaña, encontré el sitio web de una conocida estación de esquí grande (más de 470 habitaciones) que incluía "baños en la habitación" entre las comodidades de la habitación. ¿Fue esto una broma o contenido proporcionado por personal tremendamente inexperto? ¡Tres años después, los “baños en las habitaciones” todavía figuran como un servicio!

Purgar contenido no esencial

Muchas empresas, eventos y destinos lanzan un sitio a la web y piensan que ya está. Al menos así actúan ellos. Los sitios web deben ser dinámicos para llamar la atención.

De acuerdo a Tekeye.es, existen 1.800 millones de sitios web. Eso es un sitio por cada cuatro personas en la Tierra. Y, en promedio, se agregan nuevos sitios cada dos segundos. Esa es casi la tasa de natalidad. De todos estos sitios web, menos de 1 millón de sitios representan el 50 por ciento de todo el tráfico web.

Los propietarios de sitios web deben considerar la frecuencia con la que se actualiza o actualiza su sitio.

En una entrevista con el agregador de viajes TravelMole, Alex Painter, presidente de la empresa de pruebas de rendimiento y velocidad de sitios web Eggplant, dijo que es importante que las empresas identifiquen y eliminen "puntos únicos de falla" de los sitios web.

Painter aconsejó “deshacerse del contenido no esencial. Si hay algo en su sitio que sea redundante, elimínelo. Es el exceso de equipaje para el viaje tranquilo y rápido de sus clientes. Se agregan funciones más nuevas con más frecuencia que se eliminan funciones más antiguas”. Eso puede contribuir a la confusión de espacio y comodidades. Por ejemplo, un hotel reinventa su comedor: nuevo menú, nuevo nombre, nueva decoración. Esto se agrega al sitio web, pero el nombre anterior no se elimina y los clientes potenciales están confundidos acerca de lo que está disponible.

Gran parte de los mensajes de los sitios web de propiedades y lugares se han vuelto increíblemente genéricos y repetitivos. Como consecuencia de esta repetición, los mensajes se vuelven más débiles y menos relevantes para los planificadores.

En una discusión en LinkedIn sobre la falta de fiabilidad de los gráficos de capacidad hotelera, el vicepresidente de una empresa de servicios de gestión con sede en Texas dijo que reduce la capacidad en un 25 por ciento: "Por alguna razón, la mayoría de los hoteles son completamente incapaces de medir con precisión las dimensiones de sus habitaciones". Un hotelero respondió: “Los gráficos de capacidad no pretenden ser una herramienta independiente. Estos gráficos se utilizan como punto de referencia, pero, lo que es más importante, para que la gente entable una conversación sobre el evento”.

En conclusión

La idea de que los gráficos de capacidad (o la falta de otros detalles de la propiedad) sean un lugar desde el cual iniciar una conversación es un concepto pasado de moda que ilustra la desconexión entre vendedor y comprador. Los planificadores de hoy están demasiado presionados por el tiempo. A menudo preparan una propuesta para un cliente mientras están de viaje, por la noche o durante el fin de semana. No tienen tiempo ni ganas de llamar a una propiedad. Específicamente no quieren entablar ninguna conversación con nadie a quien no puedan calificar primero.

Tenemos la tecnología para comunicarnos bien, pero parece que no siempre lo hacemos.

Allan Lynch es un exeditor de periódicos que abandonó la rutina de la oficina para volver a su primer amor: escribir. Con base cerca de las mareas más altas del mundo en la Bahía de Fundy, se especializa en escribir sobre la industria de reuniones.