Por Ingrid Rip

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Las discusiones sobre la cultura durante el proceso de planificación del evento son importantes porque es posible que no comparta la misma cultura que las partes interesadas clave para las que trabaja o los asistentes para quienes diseña y programa el evento.

El profesionalismo de las personas con las que trabaja, la idoneidad de los lugares, las diversas metas y objetivos a alcanzar, la calidad de los oradores, la diversidad de organizaciones que tienen interés en su evento, etc., etc. Todas estas diferentes personas en diferentes organizaciones tienen diferentes objetivos, diferentes deseos y demandas. ¿Qué tan bien los conoces? ¿Y qué tan bien conoces sus culturas? La cultura es un aspecto muy importante y que, lamentablemente, muchas veces se ignora. Los “errores” culturales podrían significar la diferencia entre un buen evento y uno excelente. Esto es lo que necesita saber para evitar hacerlos.

Programación colectiva de la mente

La cultura es un fenómeno interesante. Puede describirse como una mentalidad colectiva que distingue a diferentes grupos de personas. A menudo pensamos en ello como “diferencias entre países”. Pero la cultura comprende las ideas, costumbres de organizaciones o profesiones, así como de las personas.

Cultura es todo aquello que has aprendido sin que te des cuenta. La forma en que creciste, el vecindario en el que creciste, la educación que recibiste, la empresa para la que trabajas y los amigos que conociste: todos contribuyen a lo que consideras “el estándar”. Esos aportes te convirtieron en lo que eres hoy y te ayudaron a formar un conjunto de costumbres que son normales para ti.

Todas estas “costumbres” definen la forma en que piensas, sientes y actúas. Ellos dictan si un tema le interesará o le aburrirá. Estas costumbres influyen en tus decisiones y en la forma en que reaccionas ante diversas situaciones. Te diferencian a ti y a tu familia, a ti y a tus compatriotas, a ti y a tus colegas entre sí. ¡Qué increíblemente interesante!

Probar otra cultura puede ser enriquecedor, si estás abierto a ella, porque te abre los ojos a una forma diferente de ver el mundo. Es la razón por la que me encanta viajar. Me presenta otras visiones de la vida dentro de un contexto cultural. Lo que aprendo lo puedo utilizar para crecer individual y profesionalmente. Las culturas pueden inspirarte presentándote nuevas costumbres, colores, olores, sabores y arte que puedes incorporar a tu trabajo.

Eso sí, ¡también puede ser un peligro!

Cebollas Culturales

Piense en la cultura como una cebolla con diferentes capas que irradian desde el corazón de un individuo, donde se albergan sus valores fundamentales. Estas capas incluyen símbolos, héroes/modelos a seguir y rituales. Cuanto más cerca está una capa cultural de los valores fundamentales del corazón, menos visibles son estos aspectos para los observadores externos.

Ejemplos de símbolos incluyen la bandera de un país o el logotipo de una corporación, cosas que una persona literalmente lleva en la manga. Los héroes o roles pueden ser figuras públicas o privadas, como un rey, un presidente, grandes deportistas, nuestro propio Paul van Deventer, director ejecutivo de MPI, o su madre. Estos se pueden identificar fácilmente, pero es posible que primero necesites tomarte un tiempo para conocer a la persona y comprender a quién admira.

La dificultad para analizar la cultura de una persona comienza con el área central de la cebolla cultural donde las “reglas” no escritas para los rituales y valores aceptados viven cerca del corazón. Cuando se trabaja en una organización, de manera lenta pero segura, se adoptan las costumbres o rituales inherentes a ese lugar de trabajo, sin darse cuenta de que las costumbres en el lugar de trabajo pueden ser diferentes en otros lugares. Si eres un extraño, estos rituales codificados pueden resultar difíciles o imposibles de reconocer y aprender. Algunos ejemplos son las preferencias de comunicación (teléfono, correo electrónico o acercarse al escritorio de alguien), la importancia de la jerarquía y qué tipo de expresión o resolución de conflictos es apropiada. Es importante comprender estas “políticas de oficina” si desea encajar y tener éxito en la organización. A nivel personal, estos rituales y valores son cosas que debes descubrir y navegar para crear relaciones comerciales, amistades y asociaciones románticas duraderas.

Cultura en Eventos

Las consideraciones culturales le ayudan a comprender lo que es importante para los clientes y los asistentes y pueden influir en todo, desde el día de la semana en el que comienza la conferencia y el estilo de comunicación hasta los tipos y cantidades de comida que sirve.

Obviamente, la cultura no es un aspecto muy fácil de entender y manejar debido a la variedad de puntos de vista y la posibilidad de malentendidos cuando falta el contexto. Por ejemplo, soy holandés. Valoramos trabajar de manera eficiente y asegurarnos de que todos apuntamos claramente a los mismos objetivos. La forma de lograrlo es siendo francos, audaces y directos en nuestra comunicación. Sin embargo, otras culturas a veces perciben este método, que consideramos muy eficaz, como “grosero”. No queremos ser groseros.

Conocer nuestras diferencias nos permitirá trabajar en mayor armonía unos con otros. Profundizar en la cultura de otra persona desarrollará nuestra empatía y proporcionará contexto. Nos permite dar un paso atrás, observar y reaccionar de una manera más comprensiva. También facilitará la resolución de posibles conflictos. Todos estos aspectos hacen que trabajar juntos sea mucho más fácil y divertido.

Es por eso que, como profesionales de reuniones, deben pensar en cómo preparar y educar a sus asistentes antes del evento siempre que se encuentren con diferentes culturas, ya sea organizacional, interpersonal o relacionada con el viaje al destino anfitrión.

¡Empieza a prepararte!

Primero, es necesario ser consciente de las culturas involucradas. Comience con su jefe, partes interesadas y/o clientes. Preguntar:

• ¿Cuáles son los objetivos generales a cumplir?

• ¿Qué es importante para ellos lograr? ¿Cómo será el éxito?

• ¿Quién está en el equipo con el que estás trabajando y de qué son responsables?

• ¿Quiénes serán los tomadores de decisiones? ¿Cuál es el proceso de aprobación?

• ¿Quién más necesita participar en conversaciones centradas en eventos y por qué?

• ¿Quién asistirá a este evento? ¿Cuáles son las categorías de asistentes?

• ¿Por qué los asistentes, patrocinadores y expositores quieren involucrarse en este evento? (¿Qué beneficios obtienen ellos? ¿Qué problemas resuelve?)

• ¿Qué tipo de datos históricos tienes sobre cosas que funcionaron bien?

• ¿Qué no funcionó? ¿Saben por qué?

Las respuestas que obtenga no serán las que pueda encontrar en su sitio web o en las pautas de su evento. Sin embargo, te ayudarán a comprender la cultura. Eso influirá en toda tu toma de decisiones, desde la elección del destino hasta tus metas y objetivos principales.

Profundice en el meollo de la cuestión de las organizaciones involucradas y escuche y observe atentamente cuando hable con las distintas partes interesadas. ¿Qué te están diciendo verbal y no verbalmente? ¿Notas un cambio de actitud o comportamiento cuando hablaban de un tema específico? ¿Qué quiere decir esto? Luego, averigüe qué, por qué y cómo superar estos diversos obstáculos culturales mientras diseña y ejecuta su evento.

¡Buena suerte! Espero que aprendas a disfrutar de nuestras diferencias culturales, ¡porque realmente mejoran la vida!

 

Ingrid Rip es una profesional versátil de conferencias y eventos con una trayectoria de más de 25 años. Como consultora, diseñadora de eventos certificada y formadora certificada, ayuda a los clientes a diseñar conferencias impactantes, crear ofertas de conferencias ganadoras y mejorar sus resultados en el dinámico mercado de congresos y eventos. Le apasionan los eventos (científicos) internacionales y es miembro de la comunidad de propietarios de pequeñas empresas e independientes de MPI. Entre sus clientes se incluyen científicos, asociaciones, lugares, oficinas de convenciones y DMO. Para obtener más información sobre Ingrid, visite http://www.rrem.nl.