Por Jessie Estados

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

Acceder y compartir información entre diversos eventos, lugares, agencias y organizaciones es un desafío, pero es necesario para desarrollar una conciencia operativa y situacional efectiva, y su información debe ser "consumible" y "procesable" para que sea útil. A continuación se detallan algunos pasos útiles para establecer comunicación con su equipo de seguridad y protección y cómo capacitarlos para realizar una evaluación de la situación.

Configurar un grupo de correo electrónico o texto

Configure un grupo de correo electrónico o de texto para las personas adecuadas para garantizar el intercambio de información cruzada. Utilice software para compartir información, como Dropbox, Google Drive o Sharefile, y cree varios vehículos de comunicación antes, durante y después del evento para compartir información de conocimiento de la situación con el personal y los asistentes. Esto es esencial para cualquier evento o lugar, independientemente de su tamaño, pero se ampliará según el evento, la amenaza, la historia y la cantidad de entidades involucradas.

Capacite a todo el personal y los voluntarios para que sean observadores

Capacite a todo el personal y los voluntarios para que sean observadores e informen a sus supervisores sobre actividades inusuales, fuera de lo normal o inapropiadas. Documente toda la capacitación. Explique ejemplos de comportamiento inusual y comportamiento inapropiado. Incluya en esta capacitación al personal de tránsito/estacionamiento, revisores de boletos, acomodadores, inspectores, personal de alimentos y bebidas, mantenimiento, trabajadores del escenario, personal de conserjería, etc. Y transmita (usando todos los medios) “ve algo, diga algo”, brindando a todas las partes interesadas y asistentes una manera, a quién y cómo deben informar.

Considere presentaciones antes y durante los eventos

Considere presentaciones, en vivo o en video, para el personal, los voluntarios e incluso los asistentes clave antes y durante el evento. Ofrezca diferentes medios para reportar información (teléfono, sitio web, mensajes de texto, redes sociales o un individuo). El personal de primera línea es una gran fuente de inteligencia/información situacional. Dado que la mayoría trabaja en múltiples eventos, nota lo que está fuera de lo normal.

Utilice oficiales vestidos de civil o personal de seguridad.

Utilice agentes vestidos de civil o personal de seguridad ubicados estratégicamente en todo el lugar/evento para observar e informar. Los equipos de vigilancia y contravigilancia son apropiados en ubicaciones externas, así como dentro de un lugar, para observar e informar. Úselo junto con CCTV, si está disponible.

Jessie States es la directora de la Academia MPI de Meeting Professionals International.