Nueve formas de generar interés de los medios en su evento

Nueve formas de generar interés de los medios en su evento

Por Nikolay Novoselov

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

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[Este artículo se publicó originalmente en nuestro sitio afiliado PlanYourMeetings.com.]

La publicidad puede cambiar drásticamente cualquier evento, ya sea un ejercicio de formación de equipos, una presentación o una reunión trimestral. Con el apoyo de los medios, la formación corporativa puede transformarse fácilmente en una ocasión social. El aniversario de una empresa se convertirá en una gran celebración para la comunidad empresarial local y la presentación de un nuevo producto será un evento importante de la industria. Los medios de comunicación, a menudo llamados el cuarto poder, pueden ser responsables de que decenas de miles de personas hablen sobre su negocio.

En ArtNauka podemos decir con seguridad que trabajar con los medios es más fácil de lo que parece. Al mismo tiempo, no es obligatorio que usted tenga amigos en los medios o “conocidos útiles” en los medios; sólo necesita conocer algunas reglas importantes. Aquí hay nueve formas de generar interés de los medios en su evento.

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1. Prepare su estrategia antes de la distribución

Antes de enviar la primera nota de prensa sobre un evento, Considere su estrategia general para trabajar con los medios.. Es muy importante comprender qué editores de medios estarán interesados. Si se trata de un proyecto social o de un proyecto de gran escala, los medios de comunicación querrán escribir sobre usted. Si el proyecto está relacionado con las tareas internas de la empresa, pueden interesarle revistas y blogs influyentes del sector. Si conoce sólo un par de medios de comunicación adecuados, pero necesita más, puede utilizar SimilarWeb, que puede encontrar sitios web que cubren temas similares (desplácese hacia abajo después de realizar la búsqueda).

2. El estilo lo es todo

Cada publicación escribe con su propio estilo: algunas utilizan titulares llamativos, sólo publican textos de menos de tres párrafos o insertan una jerga profesional que puede resultar poco clara para un público más amplio. Puede ahorrarle tiempo al editor adaptando su comunicado de prensa a los medios de comunicación. No es necesario reescribir el texto cada vez, sino realizar ediciones menores para obtener un par de versiones para diferentes fuentes. En caso de duda, lea un par de artículos de la publicación y luego vuelva a evaluar su texto. Si no lo siente fuera de lugar, envíelo.

Si necesitas acercarte o hacerte amigo de una determinada publicación o editor, puedes llegar aún más lejos. Encuentre un perfil de redes sociales del editor editorial. Explora sus páginas: ¿Qué les gusta o qué vuelven a publicar? ¿Quiénes son sus amigos? ¿Dónde han estado? Haz un “retrato” virtual de la persona y escríbeles.

3. Sigue la jerarquía

Generalmente, los medios se dividen en dos categorías: masivo (tabloide) y profesional. La regla de la cadena alimentaria funciona para ambas categorías. Cuando envíe material a los medios de comunicación, escriba primero a aquellos con un gran número de lectores y luego a los más pequeños. Si su comunicado de prensa interesa a organizaciones más grandes, los sitios web y editores de menor rango pueden volver a publicar los materiales con referencia a la fuente original. Ahorrará tiempo y esfuerzo, además de ganarse la confianza de los grandes medios de comunicación, porque a ellos pertenecerá la singularidad de la publicación original.

La situación es ligeramente diferente con las publicaciones profesionales. En este caso es importante que la información se presente individualmente en cada publicación, nunca envíes el mismo texto a varios medios de comunicación. La mejor manera de evitar esto es distribuir información a una variedad de fuentes. En una versión puede hablar sobre los VIP o los oradores del evento, en otra agregar otros aspectos destacados del programa del evento y en otra más, describir un elemento interactivo.

4. Haga planes y sígalos a tiempo

Deberá delinear el plan de acción aproximado antes de enviar el primer comunicado de prensa sobre su evento a los medios de comunicación. ¿Cuántos comunicados de prensa cualitativos (que contengan real información) ¿puedes prepararte antes del evento? ¿Con qué frecuencia tenéis pensado enviarlos a los medios y a qué publicaciones se van a enviar inicialmente?

Haga un cronograma de los comunicados de prensa, enumere los temas planificados y nunca confunda los asuntos con los comunicados de prensa posteriores al evento. Las noticias que se envían uno o dos días después de un evento estarán “estropeadas” durante mucho tiempo y solo diluirán el suministro de noticias. Presenta tu historia como algo interesante y actual. Sólo entonces resultará interesante para los medios de comunicación y los lectores.

5. ¿Cuántos correos electrónicos serán suficientes?

La pregunta más importante surge a menudo después de una larga preparación: ¿Cómo se escribe a las redacciones de los medios de comunicación? Si no puede encontrar los datos de contacto de ningún editor individual, simplemente escriba a un correo electrónico corporativo; esto generalmente se encuentra en "contáctenos" en el sitio web de la organización. Las redes sociales también pueden ayudar: Los periodistas y los principales blogueros a veces incluyen allí sus direcciones de correo electrónico.

Pero no envíe un comunicado de prensa como mensaje personal en Facebook o LinkedIn. La gente pública aprecia su espacio personal: para trabajar utilizan el correo electrónico, para charlar con amigos y para cuestiones operativas utilizan la mensajería instantánea o las redes sociales. ¿Te gusta recibir correos promocionales en WhatsApp? En el mejor de los casos, el material se enviará a la papelera de reciclaje; en el peor de los casos, estará en la lista negra.

6. Olvídese de los correos electrónicos masivos

Aprenda a escribir mensajes personalizados para llegar a periodistas y editores; de lo contrario, sus mensajes pueden ser bloqueados por filtros de spam de correo. No sea perezoso: envíe comunicados de prensa en mensajes separados en lugar de enviar correos masivos a 10 direcciones. Lo ideal sería escribir personalmente a periodistas o editores destacados y dirigirse a ellos por su nombre en el saludo. Si no existen dichos contactos, es apropiado enviarlo a una dirección de correo electrónico editorial general.

Intente que su carta sea un poco diferente de los cientos de comunicados de prensa que los editores reciben todos los días. Comience con un saludo personal o una explicación sencilla de quién es usted y por qué se comunica con la publicación. Es importante que su carta se destaque del resto y que el personal editorial entienda inmediatamente que es un tema interesante en el que vale la pena trabajar.

7. No diluyas tu marca con tapones

Un logo en cada foto y una larga lista de socios al final de una nota de prensa pueden convertirse en un obstáculo para su publicación. La mayoría de los medios separan claramente la publicidad y el contenido editorial, por lo que eliminarán la información sobre los socios comerciales o incluso le pedirán que pague para publicar la noticia. Pero, ¿qué pasa si ya ha prometido a sus socios que los mencionará en el material publicitario?

Nuestro consejo es sencillo, hacer que el evento sea interesante para los medios, independientemente de las marcas. Cuanto más presiones a los medios para que mencionen a tus empresas asociadas a través de comunicados de prensa o en el propio evento, menos probable será que quieran compartirlo. Adopte un enfoque orgánico: deje que el catering sea tan bueno que los visitantes y periodistas quieran saber quién es el responsable de la recepción del buffet y deje que el patrocinador proporcione regalos.

La misma regla se aplica a las fotografías con logotipos de empresas. Incluso si esas fotografías se publican en los medios de comunicación, “ceguera publicitaria” afectará a los lectores y el logo pasará desapercibido. En este caso, los colores llamativos y las combinaciones de colores llamativos, los símbolos y las fuentes simples crearán la identidad más fuerte. Sólo recuerde, los operadores móviles ya han descubierto esto y han creado identidades de marca sólidas sin siquiera mencionar su propio nombre en la marca.

8. Comparte detrás del escenario

El reportaje fotográfico o el vídeo final de un evento no siempre muestra la imagen real. Vaya un poco más allá y muestre otro lado de la acción: el proceso de preparación, el ensayo final, la primera reunión de invitados, etc. El backstage a menudo se percibe como algo muy personal, porque muestra lo que no fue visto por los participantes activos en el evento. Además, estas tomas son valoradas por publicaciones especializadas para las que el fuera de campo es más importante e interesante que un reportaje multimedia tradicional.

9. Construir relaciones

Trabajar con los medios es una relación. Empiece a construir esa relación de inmediato. Para empezar, simplemente muestre cuidado y una actitud seria: ahorre tiempo a un editor o periodista enviando material preparado y elaborado que corresponda al estilo de la publicación. No intentes incluir toda la información sobre el evento en un solo comunicado de prensa. Si se necesita información adicional, le escribirán o llamarán para obtener detalles.

Y, por supuesto, mantenga una base de datos de medios amigables, incluidas direcciones de correo electrónico personales y números de teléfono de editores y periodistas que estén abiertos a usted. Deben ser los primeros en recibir los detalles de las últimas novedades sobre sus proyectos. Después de todo, ¡quien posee información gobierna el mundo!

 

Nikolay Novoselov es físico en ArtNauka, un grupo de profesionales y artistas que realizan espectáculos sorprendentes y ricos en química para grupos de todo el mundo. Entre sus clientes se incluyen Virgin, Bayer, Volvo, Coca-Cola, Ford, ASUS, McDonalds, Lenovo, BMW, Marlboro y muchos más.

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