Por Mike Doane
Liz Selover, directora de convenciones y reuniones de la AUA, y Kaili Johnson, miembro de su equipo, necesitaban una manera de gestionar el alojamiento, los viajes y los detalles de registro de sus miembros y asistentes VIP. Querían algo que aliviara los errores humanos y automatizara su proceso.
Cómo tratar a los VIP con el mayor honor
Selover y Johnson reconocen la importancia de sus invitados VIP. "No curamos el cáncer", dice Selover, "pero es posible que alojemos a médicos que sí lo hacen".
Por ello, los asistentes VIP de AUA son tratados con especial atención. Su experiencia desde el aeropuerto hasta el hotel y los beneficios que reciben (que van desde traslados terrestres de cortesía hasta los dormitorios y el registro) están altamente seleccionados.
"Los médicos para los que trabajamos están ocupados", continúa Selover. "Nuestro trabajo es hacerles la vida más fácil y ayudarlos a pasar el día".
AUA inició el programa VIP para brindar una experiencia increíble a los miembros que han contribuido excepcionalmente a la organización a lo largo de su carrera. Pero advierten a otras organizaciones que quieran iniciar un programa similar.
“La AUA tiene 113 años”, afirma Selover. "Tenemos una membresía estable y la capacidad de ofrecer beneficios especiales a nuestros VIP".
Ella dice que las organizaciones más pequeñas o más jóvenes pueden tener dificultades para mantener los beneficios VIP en tiempos difíciles. Una vez que ofrece estos beneficios, puede resultar difícil quitárselos.
Cómo utiliza la AUA el software de gestión de eventos para gestionar los detalles VIP
Selover y Johnson sabían que el software de gestión de eventos podría ayudarles a realizar un mejor seguimiento de los detalles VIP. AUA era ya trabajando con CadmiumCD, un proveedor de software de gestión de eventos. Presentaron los desafíos que enfrentaban y preguntaron si este proceso podría manejarse usando el sistema.
El director del proyecto CadmiumCD, Gary Davis, trabajó con la AUA para adaptar su proceso.
"La AUA almacenó sus datos en una hoja de cálculo alojada en computadoras individuales", dice Davis. ”Cuando hacían un cambio, tenían que compartirlo con todos enviando el archivo. Con el software de gestión de eventos, AUA ahora tiene una ubicación central para toda su información. Pueden dar a los miembros del equipo acceso a los datos y difundirlos a varios equipos. Ahora todos tienen acceso a la información más actualizada en tiempo real”.
Los asistentes VIP ahora pueden iniciar sesión en el sistema, hacer arreglos de hotel y viaje, enviar sus preferencias dietéticas y de registro, y cargar formularios asociados con cualquier gasto relevante.
"Nuestros miembros están ocupados asistiendo a múltiples conferencias y trabajando con sus pacientes", dice Johnson. "Este sistema les ayuda a aclarar qué información deben enviar y por qué la envían".
"Para nosotros", añade Selover, "ahora es fácil rastrear y comprender los cambios en los arreglos de nuestros asistentes VIP en una ubicación central".
¿Para quién es el VIP Harvester?
Selover nos recuerda que este sistema no es para todos. "Somos una organización con una larga trayectoria y un sólido programa VIP", afirma. "Las organizaciones sin fines de lucro con grupos VIP más pequeños probablemente no necesiten una herramienta como esta".
Ella dice que también podría considerar que esta es una buena opción para los planificadores de reuniones de incentivos que administran programas de compradores invitados, así como conferencias corporativas que reciben a los principales directores ejecutivos.
Un gentil recordatorio
Selover y Johnson también compartieron una advertencia importante. La tecnología hace que nuestras vidas sean 100 veces más fáciles, dijeron, pero también es importante tratar a los VIP como... bueno, VIP.
"Cuando todo está automatizado, es fácil olvidarse de hacer esa llamada telefónica", dice Selover. "Te pierdes detalles personales (también conocidos como el elemento humano) que realmente hacen que tus VIP se sientan especiales".
Johnson nos deja con esta sabiduría: "Automatice su proceso y luego use su tiempo extra para mantener sus relaciones con los VIP".
Michael Doane es director de marketing de CadmiumCD, creadores de la plataforma de software myCadmium, un galardonado conjunto de productos de gestión de conferencias y ferias comerciales. Visita el blog de CadmiumCD para más artículos como este.
