Por Scott Stedronsky

UNA SECCIÓN ESPECIAL PRESENTADA POR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL

[Este artículo fue publicado originalmente por Capítulo del área de MPI Chicago.]

Es una de las primeras cosas sobre las que reflexionan los organizadores de eventos cuando obtienen el visto bueno para ejecutar la próxima gran reunión corporativa: qué comida servir a los asistentes. Entre las prioridades de planificación de eventos, sí, el menú es importante, pero no desde el principio.

Por supuesto, al final todo importa. Mientras construye y ejecuta asegurando alojamiento en hotel, viajes, entretenimiento, decoraciones, arreglos de mesa y cualquier otro detalle imaginable para crear una experiencia singular, ninguno Estos deben ser el punto focal inicial de sus preocupaciones de planificación.

Primera prioridad: conozca su objetivo

Su evento debe significar negocios. Considere por qué se planea y presenta este evento en primer lugar y cómo apoyará, reforzará o alterará la percepción corporativa, interna o externamente.

¿La empresa está reuniendo al equipo de ventas para el próximo año? ¿Lanzar un nuevo producto o campaña de marca? ¿Destacar los logros de la organización y del personal? En última instancia, todo evento de alto impacto tiene la misión de producir un resultado que interese a la dirección.

El contenido y el mensaje de un evento es la parte más importante del proceso. La forma en que se planifican y ejecutan marca la diferencia entre ofrecer una presentación corporativa mundana y predecible o una experiencia real que deja a los asistentes con una impresión duradera, que es donde entra en juego la planificación audiovisual.

Hacer esto bien es lo que finalmente te juzgará. Y esa es la razón principal para decidir cómo ejecutará el evento.

Entonces, antes de dedicar un segundo más a pensar en cualquier otra cosa, considere cómo se transmite el mensaje entre las personas que presentan y las personas que escuchan, observan y experimentan.

Por qué lo audiovisual es lo primero

Estas son las razones por las que los audiovisuales y la puesta en escena de eventos deben ocupar un lugar mucho más alto en sus prioridades de planificación de eventos.

La planificación audiovisual le ayuda a comprender si solo necesita una reunión... o necesita un espectáculo. Esto se remonta a los objetivos del evento que mencionamos. Consultar con un especialista en eventos puede ayudarlo a resolver lo que requiere el evento. Una reunión más pequeña significará un plan menos complicado. Cuanto más hay en juego, el AV se vuelve más elaborado y complejo. En última instancia, cuánto se destina a un evento y su tamaño depende en gran medida del objetivo, la audiencia y el presupuesto.

La planificación AV le ayuda a comprender el lugar. No todos los espacios para eventos son iguales. Algunas son fáciles. Otros presentan algunos desafíos bastante singulares.

Las empresas con experiencia en organización de eventos insistirán en un recorrido por el sitio. Agregar este proceso a sus prioridades de planificación uniforme puede revelar todo tipo de problemas para llevar un evento al nivel que espera, lo que permite planificar correcciones de rumbo y alternativas mucho antes de que presenten problemas importantes más adelante.

La planificación audiovisual le ayuda a organizarse. Existen todo tipo de guías de planificación de eventos para organizadores de eventos, pero la ejecución técnica requiere su propio proceso. Los especialistas en eventos de alto nivel organizan estrechamente cada fase de desarrollo y ejecución. Trabajan con los planificadores y recorren todo el plan de juego y puesta en escena audiovisual y el diseño del evento, detallando lo que sucede antes, durante y después para anticipar los desafíos y mantener cero conjeturas.

También deberían suministrar prueba de proceso. Solicite un procedimiento de ejecución y planificación del flujo de trabajo visible y demostrable que organice estrechamente cada paso de un evento, desde el diseño de la puesta en escena, la iluminación y el sonido del lugar, hasta el desglose posterior al evento.

La planificación AV le ayuda a presupuestar con precisión. Al comprender los requisitos del evento, podrá contar con el equipo, los servicios y el personal técnico precisos que su evento necesita, contratados por adelantado. Mejor aún, esto elimina las bajas por equipos faltantes o agregados que pueden agregar costos a un evento. Eso reduce los costos de mano de obra urgente y de última hora.

Y a medida que se concentra en lo que ofrecerán los especialistas audiovisuales, querrá asegurarse de que el lugar vuelva a cumplir con sus requisitos audiovisuales internos. Estos paquetes de hotel incluyen equipos y servicios que no necesitarás, con cargos ocultos que pueden sorprenderte al finalizar el evento. Los profesionales audiovisuales pueden revisar el contrato y proporcionar orientación sobre cómo reducir o evitar esos costos.

Reiteremos que nada carece de importancia a la hora de planificar y ejecutar un evento. Cada detalle importa, incluida la comida. Solo tenga en cuenta que al priorizar el soporte audiovisual al inicio de sus prioridades de planificación de eventos, aumentará la probabilidad de ofrecer un evento que satisfaga los apetitos de todos los asistentes.

Este artículo apareció por primera vez en el blog de Stage Right, Inc.

Profesional de Alquiler y Puesta en Escena de Audiovisuales.
Director en Stage Right, Inc.