Michael Doane es director de marketing de CadmiumCD, creadores de la plataforma de software myCadmium, un galardonado conjunto de productos de gestión de conferencias y ferias comerciales. Visita el blog de CadmiumCD para más artículos como este.

Lo escucho todo el tiempo. "¿Cómo puedo promocionar mis eventos de forma eficaz?" Este es uno de los mayores desafíos que enfrentan los planificadores de reuniones. Quieren mejorar la adopción de aplicaciones, involucrar a los asistentes con contenido y en las redes sociales, y aumentar la visibilidad para sus patrocinadores y expositores.

Repasemos el proceso de creación de un plan integral de marketing de eventos.

1. Establece una meta

Pregúntese: "¿Qué medirá para saber que tuvo éxito?"

El primer paso es crear una meta. Sin un objetivo en mente, no sabrás cómo medir el éxito. Por nuestro bien, usaremos "Aumentar la adopción de aplicaciones" como ejemplo.

2. Listar canales disponibles

Pregúntate: “¿A qué canales tienes acceso? (Antes, durante y después del evento)”

Como estamos tratando de aumentar la adopción de aplicaciones como ejemplo, enumeraré todos los canales disponibles que tengo para comercializar mi aplicación de eventos. Estos canales incluirán canales digitales y analógicos a los que tengo acceso antes, durante y después del evento.

Antes del evento

• Correo electrónico: puedo enviar recordatorios para descargar la aplicación.
• Redes sociales: puedo twittear sobre la aplicación con el hashtag de mi evento.
• Anuncios digitales: puedo incluir anuncios en el sitio web de mi evento para recordar a los asistentes que descarguen la aplicación.
• Vídeo: puedo crear un vídeo personalizado que explique por qué los asistentes deberían usar la aplicación.

Durante el evento

• Señalización digital: puedo incluir códigos QR que se pueden usar con la aplicación o muros de redes sociales que crean FOMO.
• Soporte en el sitio: puedo hacer que la empresa de mi aplicación brinde soporte para recordarles a las personas que usen la aplicación y ayudarlos si tienen problemas.
• Gamificación: puedo crear una búsqueda del tesoro con la aplicación, incentivando nuevamente a las personas a descargar y usar la aplicación.
• Anuncios impresos: puedo incluir información sobre la aplicación en mi programa diariamente.
• Anuncios de los oradores: puedo hacer que los oradores recuerden a los asistentes que utilicen las funciones de toma de notas y respuesta de la audiencia en la aplicación.

Después del evento

• Encuestas: puedo utilizar encuestas dentro de la aplicación para aumentar la participación después del evento.
• Evaluaciones: puedo permitir que los asistentes obtengan créditos CE a través de la aplicación y evalúen sesiones y oradores.

3. Aprovechar los recursos existentes

Pregúntese: "¿Qué recursos ya ha creado?"

Por nuestro bien, diré que tengo un sitio web de eventos. Puedo utilizar ese sitio web para promocionar la aplicación de eventos. También tengo una lista de asistentes, por lo que puedo crear fácilmente una campaña de correo electrónico utilizando mi software de gestión de eventos. También contraté señalización digital de una empresa audiovisual, por lo que voy a aprovecharla para atraer a los asistentes a la aplicación.

4. Cree activos adicionales

Pregúntate: “¿Qué te estás perdiendo? ¿Cómo lo conseguirás?

Para lograr lo anterior, me doy cuenta de que necesito códigos QR para mi señalización digital, una plantilla de correo electrónico y una copia para solicitar a los asistentes que descarguen la aplicación y anuncios para mi sitio web.

Tengo algunas opciones:

• Puedo utilizar diseñadores internos para crear estos activos.
• Puedo contratar una agencia de marketing.
• O puedo usar mis plantillas de proveedores de tecnología, si están disponibles.

Afortunadamente, estoy trabajando con un proveedor de tecnología que me proporcionó algunos recursos de marketing, por lo que tengo acceso a plantillas y servicios de diseño básicos. Pueden ayudarme a crear anuncios para promocionar la aplicación en el sitio web de mi evento, tienen plantillas de correo electrónico con una copia escrita previamente para enviar a los asistentes y puedo crear códigos QR con mi sistema de software de gestión de eventos, que se pueden mostrar en señalización digital. que alquilé a mi proveedor de AV.

5. Lanza tu campaña

Pregúntese: “¿Cómo conectará los puntos y cumplirá? ¿Quién lo hará?

Una vez que tengamos todos los activos en su lugar, el siguiente paso es sacar todo al mundo de manera estratégica. Queremos poder realizar un seguimiento de todos los entregables y quién es responsable de ellos.

Aquí hay algunos recursos que usaré para hacer esto durante esta campaña:

• Hojas de cálculo: ideales para realizar un seguimiento de los resultados y las métricas.
• Software de gestión de eventos: excelente para gestionar tareas asignadas al personal, realizar análisis de aplicaciones, recopilar entregables de oradores y expositores y enviar comunicaciones a los asistentes sobre la aplicación.

6. Reúna datos

Pregúntese: “¿Cuáles son sus KPI? ¿Cómo recopilarás información sobre ellos?

Una vez que lancemos nuestra campaña de adopción de aplicaciones, querremos verificar periódicamente su rendimiento. Este paso está directamente relacionado con los objetivos que establecimos en el paso uno.

Para ver el rendimiento de la campaña, necesitaremos comprender:

• ¿Quién interactúa con los correos electrónicos? – Podemos enviar correos electrónicos a través del herramienta de comunicación, luego obtenga estadísticas como la tasa de clics y las vistas para ver si los asistentes abren los correos electrónicos y hacen clic en el enlace de descarga.
• Extraer estadísticas de aplicaciones: puedo ver estadísticas de aplicaciones como la cantidad de usuarios, en qué dispositivos se encuentran y las descargas de presentaciones. También puedo obtener esta información en mi computadora portátil a través del panel de mi software de gestión de eventos.
• Encuestas y evaluaciones: puedo incentivar a los asistentes a usar la aplicación ofreciéndoles encuestas y evaluaciones directamente dentro de la aplicación. Luego puedo dar un paso más y enviar una evaluación posterior a la conferencia para saber qué le gustó y qué no le gustó a la gente sobre la tecnología este año.

7. Analizar y refinar

Pregúntese: "¿Cómo utilizará los datos para mejorar su próxima conferencia?"

Recopilar datos es una cosa. Una vez que tengamos todos esos datos, debemos analizarlos y utilizarlos de manera significativa. Con la adopción de aplicaciones, por ejemplo, podemos perfeccionar los mensajes del próximo año y mantener la tendencia al alza. Podemos ver a qué correos electrónicos respondió bien la gente y cómo usaban la aplicación en la conferencia de este año. Luego podremos entregar mensajes el próximo año que se centren en esos usos en los canales que los asistentes utilizaron más este año.

Michael Doane es director de marketing de CadmiumCD, creadores de la plataforma de software myCadmium, un galardonado conjunto de productos de gestión de conferencias y ferias comerciales. Visita el blog de CadmiumCD para más artículos como este.