por Trisha Richards

Las reuniones son a las exposiciones como los quesos a los vinos: estímulos complementarios que mejoran la experiencia del participante.

Con innumerables exposiciones que incorporan educación y entretenimiento como parte del proceso, los organizadores de exposiciones también deben considerar los lugares de reunión como espacios auxiliares para realizar eventos de apoyo.

Los centros de convenciones, por supuesto, ofrecen numerosas salas de reuniones, al igual que los hoteles adyacentes. Pero estos no siempre cumplen con los requisitos cuando se trata de brindar la novedad y la emoción que los asistentes de hoy anhelan.

Ahí es donde entra en juego un espacio alternativo como una sala de cine.

Dyson descubre las salas de cine

Chris Laidlaw, Dyson CanadáEl gerente nacional de capacitación de productos de, es responsable de coordinar Dyson Academy, la gira nacional anual de su compañía en la que se demuestran nuevos productos a los asociados de varios minoristas destacados.

En un período de cuatro meses, él y su pequeño equipo de seis personas viajan a 11 ciudades de todo el país y realizan presentaciones idénticas ante grupos de 200 o más miembros de la audiencia. Colaborar con un socio que brinde una experiencia consistente en cada parada de su gira es esencial para Dyson.

"Este es nuestro segundo año exclusivo para Cineplex", dice Laidlaw. "Para nosotros, es fácil llegar a las ubicaciones y sabemos que vamos a obtener el mismo nivel de calidad en todas ellas sin complicaciones".

Desde Entretenimiento Cineplex—mejor conocido sólo como Cineplex, el exhibidor de películas más grande de Canadá—lanzó oficialmente su programa de alquiler de reuniones En 1991, se registró un aumento del 600 por ciento en el número de reuniones y eventos corporativos celebrados dentro de sus salas de cine.

Y, realmente, después de un breve "momento Ajá", la noticia del ascenso del conglomerado de entretenimiento como un importante contendiente en el ámbito de las reuniones y eventos corporativos no debería ser alucinante.

La accesibilidad aumenta el interés

Hace unos años, Convene, una red de lugares para reuniones, eventos y conferencias, organizó un foro para que “un pequeño grupo de planificadores de reuniones conocidos y muy respetados” discutieran los elementos de mayor importancia al seleccionar lugares para eventos y conferencias.

Luego, la empresa recopiló los resultados en el Los 10 factores más importantes que los planificadores de reuniones y eventos consideran al seleccionar un lugar para la reunión. Los planificadores indicaron que la accesibilidad es el factor más importante a la hora de elegir un lugar de reunión ideal.

Para solidificar aún más los hallazgos de Convene, el Pronóstico de eventos y reuniones de American Express para 2017 confirmó recientemente que “la accesibilidad aumenta el interés” por los eventos entre los profesionales norteamericanos.

"Cineplex tiene 164 salas de cine en todo Canadá, todas con amplio estacionamiento y ubicadas muy cerca del transporte público", dice Darlene Stewart, directora ejecutiva de Grupos y Eventos de Cineplex Entertainment, quien ayuda a hacer un buen uso del enorme espacio inmobiliario de la organización durante Horarios no operativos y horarios en los que los auditorios están disponibles para eventos.

“Nuestras ubicaciones están diseñadas para manejar el alojamiento y el movimiento de grupos grandes. Ofrecemos de todo, desde asientos cómodos, baños grandes, vestíbulos espaciosos para albergar recepciones y, en algunos casos, espacio suficiente para organizar ferias comerciales y mercados para los asistentes”.

Como uno de los proveedores de alimentos más grandes de Canadá, Cineplex también cuenta con diversos elementos de menú fríos y calientes disponibles en el lugar, que van desde palomitas de maíz clásicas y todos los favoritos de la concesión hasta opciones de catering más corporativas como wraps, ensaladas y postres.

AV sin complicaciones 

El cuarto lugar entre las 10 consideraciones más importantes sobre lugares de celebración de Convene, según lo determinado por los planificadores, es la calidad y capacidad del equipo audiovisual. Según los clientes de Cineplex, las salas tradicionales no pueden igualar la solución plug-in-and-present del líder cinematográfico.

"Cineplex es el único lugar que hemos encontrado que tiene un sistema de podio maestro que nos permite incorporar nuestra presentación multimedia basada en computadora portátil, conectarnos sin problemas y presentar", explica Laidlaw.

“En otros lugares tuvimos que pasar por varios desafíos técnicos, como comprobaciones de audio, que hicieron que la configuración el día anterior fuera una tarea ardua”.

Los presentadores no tienen que ser proyeccionistas capacitados o técnicos de audio para utilizar las pantallas de cine de más de 50 pies y el sonido envolvente del cine de Cineplex.

"Después de conectar cualquier dispositivo (como una computadora portátil, una tableta o un teléfono inteligente) al podio, un control remoto permite a los usuarios controlar el ritmo de las presentaciones sin esfuerzo y ajustar el volumen con un solo control", explica Stewart.

Además, el personal de Cineplex siempre está cerca para los presentadores que puedan necesitar un poco de apoyo adicional.

Reprimir a los críticos

Lo creas o no, la experiencia de los participantes era la menor de las preocupaciones de los planificadores, según mostraron los resultados del estudio de Convene. Convene señala, sin embargo, que “le hubiera gustado que este factor obtuviera una puntuación más alta”. Sin embargo, es lógico deducir que contar con asistentes atractivos hará que regresen a los eventos año tras año.

Rosmarie Climaco-Bardelas, gerente de Controles Comerciales, para Corporación de servicios de energía ENMAX, dice que mejorar la experiencia de los participantes es donde Cineplex brilla intensamente (también mencionó su aprecio por la facilidad de uso del sistema de podio maestro para los requisitos audiovisuales). Durante los últimos dos años, ha sido anfitriona de la reunión de comunicación de fin de año de su compañía para aproximadamente 200 asistentes en el teatro Scotia Bank Chinook de Cineplex en Calgary.

"Cineplex tiene asientos perfectos para organizar una reunión de comunicación y luego funciona como un placer cuando ves una película", dice.

“Hemos recibido excelentes comentarios de todos nuestros empleados durante ambos años y ahora es algo que realmente esperan con ansias. (Nuestra reunión de comunicación) es un evento simple pero probablemente uno de los eventos más apreciados que tenemos”.

Una gran presentación no necesariamente equivale a mucho dinero

Si bien el costo no ocupaba un lugar destacado en la lista de Convene (ya que la flexibilidad de precios se convirtió en la octava consideración más importante para los planificadores durante la selección del lugar), el pronóstico de reuniones y eventos de American Express de 2017 señala que “trabajar con presupuestos que no se espera que aumenten plantea un desafío para algunos propietarios y organizadores de reuniones”.

Laidlaw admite que Cineplex no es la solución más barata, “pero no buscamos eso”, afirma. "Queremos asegurarnos de obtener el mejor valor por nuestro dinero y no habríamos elegido Cineplex si no hubieran sido competitivos".

Trisha Richards es un escritor independiente que se especializa en periodismo comercial, contenido de marketing y comunicaciones corporativas, reuniones y eventos, y tecnología de eventos. Sus puntos de vista son suyos. Conéctate con ella a través de su sitio web: www.writereaction.ca.

Fotos cortesía de Dyson