Esta publicación escrita por Nancy Drapeau, República Popular China
Director de investigación

Asistir al Foro ECEF celebrado en DC esta semana fue un placer. Sam Lippman hace un trabajo maravilloso al reunir a los líderes de la industria en una sala y ofrecer un día intensivo de conferencias destinadas a ayudar a los organizadores a diseñar estrategias para asegurar el éxito en el futuro. Los conferenciantes invitaron a la reflexión y fue interesante participar en debates posteriores en los pasillos para aprender qué resonó entre los ejecutivos.

Uno de los temas del programa de este año se centró en lo que los asistentes esperan de las exposiciones.

Me encantó ver este enfoque, ya que es un área de importancia crítica a la que los organizadores y expositores deben prestar atención y responder para asegurar la viabilidad y el crecimiento continuo de los eventos y programas de exhibición. En el caso de las exposiciones entre empresas, puede darse fácilmente el caso de que el foco principal permanezca en el lado de los ingresos, que tiende a ser el lado del expositor de una exposición. Sin embargo, si el contenido no coincide con lo que quiere el público objetivo, bueno, ¡eso es un gran problema! Un evento que ignora a su base de asistentes corre el riesgo de declinar o perder frente a otro evento que está prestando atención.

La jornada también incluyó un panel de asistentes reales, para conocer de primera mano por qué asisten, qué valoran y qué no les gusta. ¡Muchas ideas geniales compartidas! Varios comentarios hechos por los panelistas confirman los hallazgos del CEIR. Aquí hay algunos datos:

• Una de las principales necesidades de compra articulada en la investigación de CEIR es que los asistentes vengan a encontrar soluciones a los problemas existentes, que quieran que sus preguntas sean respondidas "en el acto". Uno de los asistentes al panel, un funcionario del gobierno con importante autoridad adquisitiva, incluye esto como un punto de la agenda. Y los expositores que satisfagan esa necesidad tienen la oportunidad de realizar importantes negocios. Mencionó buscar fervientemente un equipo que significara un millón de dólares en negocios para quien ganara la venta. Las agencias gubernamentales deben gastar el dinero presupuestado antes de que finalice su año fiscal. Esta puede ser una gran oportunidad. Aunque para conseguir el trabajo, los expositores deben estar preparados para responder a sus muchas preguntas y estar preparados para responder rápidamente, ya que el tiempo es limitado para ella.
• Los asistentes planifican previamente sus eventos, muchos de ellos con reuniones preestablecidas, buscando asegurarse de lograr un retorno de la inversión por asistir, el tiempo fuera de la oficina es valioso y quieren aprovecharlo bien. Buscan lograr objetivos comerciales específicos, ya sea cerrar acuerdos, encontrar ideas que se conviertan en ahorros de costos y cumplir otros objetivos comerciales. La investigación del CEIR documenta que el 94 por ciento participa en actividades de planificación previa.
• El asistente del personal gubernamental también pretende asistir o enviar personal a exposiciones que ofrezcan una formación significativa. Una vez más, CEIR señala que el 66 por ciento de los asistentes acuden a un evento con necesidades de aprendizaje.
• Cuando se les preguntó a los tres panelistas, lo único de asistir a exposiciones que no se puede lograr a través de otros canales son las oportunidades de establecer contactos: este es un entorno donde se realizan negocios, cara a cara. El networking es una de las diez razones principales por las que vienen los asistentes, según una investigación de CEIR.

Sam me invitó a escribir un documento técnico que fuera relevante para esta audiencia. Teniendo en cuenta este tema, escribí una síntesis de los hallazgos clave de dos estudios CEIR: Lo que los asistentes quieren de las exposiciones comerciales y El papel y el valor de la interacción cara a cara.

 Este informe está disponible para aquellos que estén interesados. Para acceder a este documento técnico, haga clic en AQUÍ.